Gwahoddedigion:

 

Mark Shephard – Prif Weithredwr

Cynghorydd Dhanisha Patel – Aled Cabinet dros Lesiant a Chenedlaethau’r Dyfodol

Martin Morgans - PennaethGwasanaeth - Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth

Phil O’Brien – Rheolwr Grwp – Trawsnewid a Gwasanaethau a Cwsmer

Nicola Bunston – Rheolwr Ymgynghori, Ymgysylltu a Chydraddoldeb

Liam Ronan – Rheolwr Cyfathrebu

Natalie Morris - Swyddog Cymorth – Cyfathrebu, Marchnata ac Ymgysylltiad

 

Cychwynnodd y Cadeirydd y trafodion drwy groesawu’r Gwahoddedigion a gwnaed y cyflwyniadau angenrheidiol.

 

Dechreuodd y Prif Weithredwr drwy roi amlinelliad o’r adroddiad, a bwriad hwn oedd rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar waith y Tîm Cyfathrebu, Marchnata ac Ymgysylltu am y cyfnod 2018/19.

 

Agorodd y Cadeirydd y cyfarfod wedyn i gwestiynau i’r Gwahoddedigion gan yr Aelodau.

 

Teimlai Aelod fod angen lledaenu gwaith Cyfathrebu a Marchnata ac yn y blaen i bob lefel gan gynnwys ei raeadru i lawr i sefydliadau megis Cynghorau Tref a Chymuned, lle y gellir gosod gwybodaeth am ddigwyddiadau ar Hysbysfyrddau a hyd yn oed mewn ffenestri siopau. Ystyriai ef ei bod yn bwysig lledaenu cyhoeddiadau, megis cyfarfodydd Galw-i-mewn Trosolwg a Chraffu sy’n cael eu trefnu ar fyr rybudd, mor eang ag sydd modd. Deallai nad oedd yna un ateb oedd yn addas ar gyfer pawb; fodd bynnag, teimlai nad oedd pawb yn defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol, yn enwedig rhai o’r bobl hynaf mewn cymdeithas.

 

Ychwanegodd Aelod at hyn, drwy ddweud y dylid defnyddio Ysgolion hefyd fel dull o gyfleu i’r cyhoedd y digwyddiadau pwysig sy’n cael eu cynnal, h.y. mewn bwletinau i rieni.

 

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr ei fod ef yn cytuno ag awgrymiadau o’r math yma.

 

Cadarnhaodd Aelod y gellid rhoi ystyriaeth hefyd i rannu gwybodaeth gyda phobl oedrannus mewn cartrefi preswyl a llety gwarchod, ac efallai ar gyfer cyrsiau dysgu a datblygu sy’n cael eu cyflwyno mewn Canolfannau Cyswllt a/neu Ganolfannau Cymunedol. Byddai hyn o gymorth i’r Cyngor am fod mwy o’r cyhoedd yn cysylltu ag ef yn ddigidol nag sydd drwy lythyr.

 

Dywedodd Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth fod swm sylweddol o wybodaeth o fath Cyfathrebu yn cael ei sianelu drwy Banel y Dinasyddion, a bod nifer o'r bobl sydd ar y panel hwn yn bobl h?n.

 

Ychwanegodd Aelod y dylid defnyddio siopau lleol a swyddfeydd post i arddangos hysbysiadau ynghylch digwyddiadau sydd i ddod ac, fel y soniwyd yn gynharach, dylid anfon llenyddiaeth i Glercod Cynghorau Tref a Chymuned i’w harddangos yn eu swyddfeydd/Canolfannau Cymunedol. Ychwanegodd ymhellach fod y cyhoedd yn ymweld â lleoedd fel hyn, yn amlach nag y maent â Llyfrgelloedd a Chanolfannau Hamdden.

 

Dywedodd Rheolwr Ymgynghori, Ymgysylltu a Chydraddoldebau fod copïau papur o ddigwyddiadau a materion y mae angen eu cyfleu i’r cyhoedd, h.y. ymgynghoriad ynghylch y Gyllideb (Strategaeth Ariannol Tymor Canol) yn cael eu harddangos drwy ddarparwyr y Cyngor megis Arwen (llyfrgelloedd) a Halo (canolfannau hamdden) er y gallai fod angen i’r Tîm Cyfathrebu ystyried bod yn fwy rhagweithiol a gofyn i berchnogion siopau osod hysbysiadau yn ffenestr eu siop. Pe gofynnid iddynt, byddai’n rhaid iddynt gytuno  â hyn, beth bynnag, esboniodd. Roedd angen mwy o waith yn y maes hwn hefyd mewn cymunedau mwy gwledig a byddent yn edrych  ar hyn ymhellach. Roedd yna, fodd bynnag, gynulleidfaoedd oedd yn cael eu targedu oherwydd materion llosg, yn enwedig y rheiny sy’n ymwneud â gwasanaethau i’r cyhoedd ac unrhyw doriadau arfaethedig yn y rhain, er enghraifft llai o gymhorthdal i fysiau, a chau toiledau cyhoeddus.

 

Dywedodd Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth y gallai edrych ar ‘drawiadau’ gan y cyhoedd ar fusnes y Cyngor, oedd yn destun ymgynghoriad, drwy’r cyfryngau cymdeithasol megis Facebook a Twitter. Byddai’n rhoi gwybodaeth i’r Aelodau ynghylch hyn y tu allan i’r Cyfarfod.

 

Dywedodd Aelod ei bod hi’n gwybod am nifer o gwynion gan y cyhoedd, bod rhywun wedi ceisio cysylltu â Swyddog neilltuol yn y Cyngor, ei fod wedi methu â chyflawni hyn ac wedi gadael neges i’r gweithiwr hwnnw gysylltu ag ef. Fodd bynnag, nid oedd hynny wedyn yn digwydd.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr, er nad oedd hyn yn dderbyniol, efallai nad oes gan y cyhoedd y wybodaeth sydd gan Aelodau gan fod y Cyngor, yn dilyn y cyfnod o  gyni, wedi gorfod gwneud arbedion sylweddol o achos y dirwasgiad dros nifer o flynyddoedd yn olynol. Canlyniad hyn oedd nifer sylweddol o ostyngiadau staffio, yn enwedig yn staff y swyddfa gefn. Felly, roedd y Cyngor yn llawer llai gwydn erbyn hyn nag yr oedd ar un adeg, h.y. gyda 30-40% yn llai o staff nag oedd ganddo nifer o flynyddoedd yn ôl. Er hynny, fe ddylai fod ymateb i unrhyw ymholiad neu g?yn a wneir, hyd yn oed er mai ateb dros dro ydyw, tan yr amser y gellir rhoi ymateb mwy sylweddol yn dilyn unrhyw ymchwil y byddai’n rhaid ei chynnal.

 

Teimlai’r Cadeirydd ei bod yn fwy anodd yn awr i gysylltu’n uniongyrchol ag aelod o staff neu adran o gyfarwyddiaeth. Er enghraifft, roedd yna linell uniongyrchol o’r blaen i’r Adran Goleuadau Stryd. Fodd bynnag, yn awr mae’n rhaid i chi fynd drwy’r Brif Ganolfan Gyswllt, lle mae’n bosibl i aelod o’r cyhoedd fod ar y ffôn am gyfnod eithaf hir o amser yn ceisio cael drwodd i’r person/Adran y mae’n ei ddymuno, a byddai hyn yn costio iddo. Roedd hi’n cytuno â theimladau Aelodau eraill, hyd yn oed os ydych chi’n cael drwodd i’r adran o'r Cyngor yr ydych yn ei dymuno, bod hyn yn arwain at ateb dros dro yn hytrach na bod y mater yr adroddwyd amdano yn cael ei ddatrys yn gyflym.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr eto yr hyn a ddywedodd o’r blaen, sef bod disgwyliadau'r cyhoedd efallai yn rhy uchel yn yr hinsawdd bresennol. Ni all y Cyngor, meddai, ddarparu’r lefel uchel o wasanaeth i’r cyhoedd y gallai ei ddarparu oddeutu 9 neu 10 mlynedd yn ôl, oherwydd lefel yr adnoddau ar hyn o bryd.

 

Gwnaeth Aelod y pwynt, os nad oedd mater a godwyd gan y cyhoedd yn cael ei weithredu’n ddigon buan, eu bod wedyn yn troi at eu Cynghorydd lleol i wneud i fyny am hyn a bod hynny yn ei dro yn cynyddu nifer yr Atgyfeiriadau Aelodau a wneir, gyda gwaith yn cael ei ddyblygu o’r herwydd.

 

O ran y materion a godwyd gan aelodau o’r cyhoedd drwy feysydd y Cymunedau, Ymgysylltu a Marchnata, dywedodd Rheolwr Cyfathrebu yr anfonir ateb dros dro, fydd yn dweud pryd y gellir disgwyl derbyn ymateb sylweddol. Ychwanegodd fod ymarferiad clirio yn cael ei gynnal bob wythnos ar yr holl faterion yr oedd angen eu dilyn i fyny.

 

Gofynnodd Aelod a oedd staff rheng flaen, megis y rheiny sy’n cymryd rhan yn y ffurf gyntaf o gyswllt â’r cyhoedd, er enghraifft, Gwasanaethau Cwsmeriaid, yn cael eu hamddiffyn mewn rhyw ffordd rhag cwsmeriaid dig, sarhaus, er mwyn diogelu eu hiechyd a’u lles.

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Cyfathrebu fod Polisi Cyfryngau Cymdeithasol yn ei le, a bod darpariaethau hwnnw yn cymryd yr uchod i ystyriaeth.

 

Teimlai Aelod, pan oedd ymgynghoriad yn cael ei gynnal â’r cyhoedd ar rai pynciau allweddol, na ddylent dderbyn swm gormodol o wybodaeth / dogfennaeth i’w darllen gan y gall hyn wneud iddynt golli amynedd. Pryd bynnag yr oedd modd, dylid darparu Crynodeb Gweithredol, fyddai’n gynt i’w gymryd i mewn ac yn fwy cyfeillgar i'r defnyddiwr. Teimlai y byddai hyn yn arwain at fwy o atebion i ymarferiadau ymgynghori.

 

Dywedodd Rheolwr Ymgynghori, Ymgysylltu a Chydraddoldebau fod dogfennau Ymgynghori, pryd bynnag yr oedd modd, yn cael eu gwneud mor gryno a chlir ag oedd yn bosibl, ac yn iaith y dyn cyffredin, er mwyn rhwyddineb darllen ac i sicrhau eu bod yn gyfeillgar i'r defnyddiwr. Weithiau, fodd bynnag, nid oedd hyn yn bosibl pan gynhelid ymgynghoriad yr oedd yn rhaid iddo gynnwys gwybodaeth fwy technegol neu ddeddfwriaethol. Cafodd dogfen ymgynghori’r gyllideb ei datblygu i fod yn ddogfen hawdd ei darllen, gan ei bod yn neilltuol o bwysig i gael cymaint o adborth ag yr oedd modd gan y cyhoedd ar y cynigion yn ymwneud â’r Strategaeth Ariannu Tymor Canol.

 

Ychwanegodd y Prif Weithredwr fod rhaid cynnwys peth gwybodaeth yn rhai dogfennau ymgynghori, sef manylion technegol neu wybodaeth statudol, oherwydd, pe na byddai’r wybodaeth honno wedi ei chynnwys, y gallai’r Awdurdod fod yn agored i gael ei herio.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch cynhyrchu gwybodaeth yn ddwyieithog, dywedodd y Rheolwr Cyfathrebu mai dyma oedd y sefyllfa, gan fod yn rhaid i'r Awdurdod gydymffurfio â gofynion Safonau’r Gymraeg gan ei fod yn gaeth i’r telerau hyn fel yr oeddent yn effeithio ar CBS Pen-y-bont ar Ogwr.

 

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd gan y Cyngor ei gyfieithydd ei hun.

 

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod hyn yn rhywbeth yr edrychwyd arno o’r blaen. Fodd bynnag, yr adeg honno, byddai wedi bod yn ddrutach nag anfon cyfieithiadau allan i gyfieithwyr allanol. Ychwanegodd, serch hynny, y gellid edrych ar y mater hwn eto.

 

Cyfeiriodd Aelod at dudalen 49 o’r adroddiad a’r statws RAG oedd yn dangos coch o ran datblygu technegau marchnata wedi eu targedu i wella cynrychiolaeth ar Banel y Dinasyddion, gyda’r nod o gynyddu ymgysylltiad â phobl iau (16-24 mlwydd oed) a wardiau oedd yn cael eu tangynrychioli. Gofynnodd sut y gellid gwella’r Dangosydd Perfformiad hwn.

 

Cadarnhaodd Rheolwr Ymgynghori, Ymgysylltu a Chydraddoldebau fod Panel y Dinasyddion wedi mynd i lawr yn ei faint i raddau a bod 17 o wardiau yn cael eu tangynrychioli ar hyn o bryd. Roedd gwaith yn mynd rhagddo, fodd bynnag, gyda sefydliadau megis Arwen a Halo, i geisio recriwtio Aelodau pellach i'r Panel. Yn ychwanegol at hyn, fel rhan o’r holl arolygon a gynhelir gan y tîm Cyfathrebu a Marchnata, gwahoddir aelodau o’r cyhoedd i lofnodi ar gyfer y Panel Dinasyddion ac mae peth cynnydd wedi ei wneud gyda mwy o aelodau wedi eu derbyn yn ddiweddar, gan gynnwys pob gr?p oedran. Ychwanegodd ymhellach y gallai hi roi rhagor o fanylion ynghylch y nifer presennol a phroffil oedran Aelodau’r Panel i’r Cynghorydd, y tu allan i’r cyfarfod.

 

Gwnaeth Aelod y pwynt, fod yna ddigwyddiadau yn cael eu trefnu gan sefydliadau, er enghraifft gan Gynghorau Tref a Chymuned, i blant eu mynychu yng nghyfnod gwyliau haf yr ysgol i gymryd rhan mewn mabolgampau a chwaraeon ac yn y blaen, ond bod y llenyddiaeth oedd yn hysbysebu hyn yn dod allan yn rhy hwyr gyda’r canlyniad bod y nifer oedd yn mynychu yn isel. Teimlai y dylid dosbarthu taflenni yn sôn am hyn yn gynt yn hytrach na hwyrach.

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Cyfathrebu fod digwyddiadau fel yr uchod yn ffurfio rhan o raglen ‘Ysgolion allan ar gyfer yr Haf’, ond y byddai’n cadw hyn mewn cof ar gyfer digwyddiadau tebyg oedd wedi eu cynllunio ar gyfer amser gwyliau haf yr ysgol oedd i ddod.

 

Cyfeiriodd Aelod at dudalen 10 yr adroddiad a gofynnodd pa ymdrechion oedd yn cael eu gwneud i annog staff y Cyngor i gwblhau arolygon (Arolygon Staff, er enghraifft) yn ddigidol/ar-lein. Ychwanegodd y byddai hyn yn arbed ar gostau papur.

 

Dywedodd Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth fod yna ganran fawr o staff nad oedd ganddynt fynediad at gyfleusterau TGCh ac felly, er bod camau’n cael eu cymryd i wella cyfathrebu’n ddigidol, nad oedd hyn yn bosibl i rai staff, oedd yn cyflawni dyletswyddau corfforol yn hytrach na rhai swyddfa. Roedd oddeutu 2,000 o weithwyr CBS Pen-y-bont ar Ogwr heb fynediad at gyfrifiadur.

 

Dywedodd Aelod y gellid goresgyn y broblem hon i raddau drwy Byrth gweithwyr, fel oedd yn cael eu defnyddio yn CBS Castell-nedd Port Talbot.

 

Dywedodd Pennaeth Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth eu bod yn edrych i mewn i hyn, er nad oedd system TGCh CBS Castell-nedd Port Talbot yr un system â’r un a defnyddid yn CBS Pen-y-bont ar Ogwr.  

 

Cyfeiriodd Aelod at dudalen 13 yr adroddiad ac yn benodol at y digwyddiad lleol, sef G?yl Gerdd Roots, marchnadoedd stryd, ac yn y blaen. Gyda golwg ar hyn, gofynnodd a fyddai CBS Pen-y-bont ar Ogwr yn hybu hyn ac a fyddai hefyd yn cynhyrchu incwm.

 

Dywedodd y Rheolwr Cyfathrebu mai prosiect partneriaeth oedd hwn, yr oedd CBS Pen-y-bont ar Ogwr yn cynorthwyo i’w hybu. 

 

Ychwanegodd yr Aelod fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi gwneud argymhelliad, sef bod proses Trosolwg a Chraffu’r Awdurdod yn cael ei hybu fwy, er mwyn cynyddu ymgysylltiad â’r cyhoedd yn y maes hwn. Gofynnodd a allai’r tîm Cyfathrebu chwarae rhan mewn gwthio hyn yn ei flaen ac atebodd y Rheolwr Cyfathrebu y byddai’n gwneud hynny.

 

Gwnaeth Aelod y pwynt pellach y dylai’r Cyngor gymryd mwy o ran mewn gweddarlledu digwyddiadau, h.y. Cyfarfodydd Pwyllgor ac yn y blaen, ac y dylai’r offer yn Siambr y Cyngor gael ei wella er mwyn hwyluso hyn yn well.

 

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr y gellid edrych i mewn i hyn er, cyn belled ag y gwyddai ef, nad oedd y ffigurau gwylio a gynhyrchid ar sail nifer y trawiadau yr oedd y Cyngor yn eu cael, wrth i’r cyhoedd edrych ar gyfarfodydd y Cyngor yn ‘fyw’, ddim mor uchel â hynny.

 

Dywedodd Aelod fod gan y rhan fwyaf o Ysgolion, os nad y cwbl, Gyngor Ysgol a theimlai y gellid gwneud mwy o ddefnydd o’r rhain i’r diben o roi cyhoeddusrwydd i ddigwyddiadau drwy ddulliau cyfathrebu ac ymgysylltu amrywiol.

 

Cadarnhaodd Rheolwr Ymgynghori, Ymgysylltu a Chydraddoldebau fod yr Awdurdod yn ymgysylltu’n sylweddol â holl ysgolion y Fwrdeistref Sirol ac  y câi llenyddiaeth hefyd ei rhoi i’r disgyblion yn rheolaidd i’w throsglwyddo i’w rhieni/gwarcheidwaid.

 

Ychwanegodd y Rheolwr Cyfathrebu fod y Cyngor yn gweithio gyda chyfres o bartneriaid gwahanol ar draws Cymru, er enghraifft, Heddlu De Cymru, yr Awdurdod Iechyd a chyrff trawsbleidiol eraill. At hynny dywedodd fod yna gyllideb ar y cyd i’r diben hwn.

 

Teimlai’r Cadeirydd fod yna le o hyd i wella ymgysylltu â rhanddeiliaid a’r gymuned ehangach, gan gynnwys ag Aelodau o’r Cynulliad, er mwyn hyrwyddo rhai digwyddiadau’n well.

 

Dywedodd y Rheolwr Cyfathrebu mai cyfrifoldeb trefnwyr digwyddiadau oedd hysbysu rhanddeiliaid ac yn y blaen ynghylch cynnal unrhyw ddigwyddiad a drefnwyd, ac mai dewis y Cyngor oedd ei hybu.

 

Gan fod hyn yn dod â’r drafodaeth ynghylch yr eitem i ben, diolchodd y Cadeirydd i'r Gwahoddedigion am fod yn bresennol heddiw ac, yn dilyn hynny, gadawsant y cyfarfod.

 

Casgliadau:

 

Argymhellodd yr Aelodau y canlynol:

 

·        Darparu Pecyn Cyfryngau ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned fel ffordd o gynyddu cyfathrebu, e.e. digwyddiadau CBS Pen-y-bont ar Ogwr, ymgynghoriadau ac yn y blaen.

 

·        Cydweithredu mwy gyda Chynghorau Tref a Chymuned i ddod o hyd i aelodau i Banel y Dinasyddion, yn enwedig o wardiau sydd wedi eu tangynrychioli.

 

·        Edrych i mewn i ymgysylltu â Manwerthwyr, Swyddfeydd Post, Swyddfeydd Cymunedol, Meddygfeydd Meddygon Teulu, Cwmnïau Bysiau a Kier fel ffordd bellach i gynyddu cyfathrebu CBS Pen-y-bont ar Ogwr.

 

·        Edrych ar ffyrdd o gyflwyno porth gweithwyr er mwyn casglu data o Arolwg y Staff.

 

·        Cododd yr Aelodau bryder yngl?n â diffyg cyfraniad ariannol tuag at gyd-gyfathrebu partneriaeth ac argymhellwyd bod CBS Pen-y-bont ar Ogwr yn edrych ar ffyrdd y gallai partneriaid gyfrannu.

 

·        Cadarnhad pam yr oedd llenyddiaeth ynghylch rhaglen ‘Ysgolion allan am yr haf’ yn hwyr yn cyrraedd ysgolion.

 

·        Y ffigurau o ran targedu costau ar gyfer Facebook

 

·        Data yngl?n â’r ffordd yr ydym yn casglu adborth oddi wrth  gwsmeriaid anfodlon.