Derbyndatganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Nododd y Cynghorydd M Clarke fod ganddo fuddiant personol yn eitem rhif 6 ar yr agenda – Asesu Risg Corfforaethol 2017-18 – Risgiau yn y Gyfarwyddiaeth Cymunedau fel Cyfarwyddwr Cymdeithas Twristiaeth Pen-y-bont ar Ogwr ac fel Ymddiriedolwr / Cyfarwyddwr Harbwr Porthcawl.  

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y XXX

PENDERFYNWYD: Cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Medi 2017 fel cofnod cywir cyhyd ag y bod enw Mrs J Williams yn cael ei gynnwys yn y rhestr o’r rhai a oedd wedi ymddiheuro am eu habsenoldeb.        

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad canol blwyddyn a’r alldro canol blwyddyn cysylltiedig â gweithgareddau Rheoli’r Trysorlys, Dangosyddion sut roeddent yn cydymffurfio â pholisïau ac arferion y Cyngor.  

Er mwyn sicrhau bod gweithgareddau Rheoli’r Trysorlys yn cael eu harchwilio’n effeithiol yn unol â Strategaeth Rheoli’r Trysorlys, dywedodd fod y Pwyllgor hwn wedi’i enwebu i fod yn gyfrifol am sicrhau bod strategaethau a pholisïau rheoli’r trysorlys yn cael eu harchwilio’n effeithiol.  Dywedodd fod y Cyngor wedi cydymffurfio â’i ofynion deddfwriaethol a rheoleiddiol yn ystod hanner cyntaf 2017-18.  Dywedodd hefyd fod Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2017-18 a’r Alldro Canol Blwyddyn wedi’u cyflwyno i’r Cyngor ar 1 Mawrth 2017 ac 1 Tachwedd 2017 a hefyd fod yr adroddiad monitro chwarterol wedi’i gyflwyno i’r Cabinet ym mis Gorffennaf 2017. 

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 grynodeb o weithgareddau Rheoli’r Trysorlys yn ystod hanner cyntaf 2017-18 gan ddweud wrth y Pwyllgor nad oedd y Cyngor wedi cael benthyciad hirdymor ers mis Mawrth 2012 ac nid oedd disgwyl y byddai’n rhaid iddo wneud hynny yn 2017-18.  Dywedodd ei fod wedi cael benthyciad tymor byr gwerth £2 miliwn ar 24 Mai 2017 at ddibenion llif arian, a bod y benthyciad wedi’i ad-dalu ar 5 Mehefin 2017. Roedd llifau arian ffafriol wedi creu cyllid dros ben i’w fuddsoddi, meddai, a £44 miliwn oedd balans y buddsoddiadau ar 30 Medi 2017, a’r gyfradd llog ar gyfartaledd oedd  0.48%. 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 hefyd fod y Cyngor yn buddsoddi mewn dosbarthiadau asedau mwy diogel a/neu  fwy cynhyrchiol yn ystod 2017-18 ac, er mwyn medru defnyddio’r rhan fwyaf o’r gwahanol fathau o offerynnau, mae’n ofynnol i’r Cyngor ddefnyddio cyfrif(on) enwebedig gyda thrydydd parti i sicrhau bod yr offerynnau’n cael eu cadw’n ddiogel mewn cyfrif gwarchodol.  Ar ôl cael cymeradwyaeth y Cabinet ar 5 Medi 2015, agorodd y Cyngor gyfrif gwarchodol gyda King & Shaxson.  Agorodd y Cyngor gyfrif hefyd gyda CCLA Public Sector Deposit Fund ym mis Awst 2017. Cronfa yw hon sy’n cronni arian y sector cyhoeddus mewn ffordd sy’n cyd-fynd yn llwyr ag egwyddorion a gwerthoedd y sector cyhoeddus.   

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 ei bod yn ofynnol i’r Cyngor, o dan God Rheoli’r Trysorlys a Chod Darbodus 2011, bennu nifer o Ddangosyddion Rheoli’r Trysorlys a Dangosyddion Darbodus a chyflwyno adroddiad arnynt. Dywedodd fod y dangosyddion naill ai’n crynhoi’r gweithgarwch disgwyliedig neu’n cyflwyno cyfyngiadau ar y gweithgarwch, ac yn adlewyrchu’r rhaglen gyfalaf sylfaenol. 

Cyfeiriodd y Pwyllgor at y ffaith bod Banc Lloegr wedi codi Cyfradd y Banc yn ddiweddar ac roedd hyn yn groes i ragolygon Arlinglcose, cynghorwyr yr adran Rheoli’r Trysorlys, a oedd wedi rhagweld na fyddai’r gyfradd, sef 0.25%, yn newid. Dywedodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 nad oedd Arlingclose, pan ysgrifennwyd yr adroddiad hwn, yn disgwyl i Gyfradd y Banc godi, ond nid felly y bu.  

PENDERFYNWYD: Nodi Gweithgareddau Blynyddol Rheoli’r Trysorlys 2017-18 yn ystod y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2017 a 30 Medi 2017 a Dangosyddion Rheoli’r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 26.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 adroddiad ar ganlyniad y gwaith ychwanegol a wnaed i ddod o hyd i gamgymeriadau ym maes budd-daliadau tai, yn dilyn gwaith gan Swyddfa Archwilio Cymru. I wneud hynny, defnyddiwyd sampl o 45 o achosion budd-dal tai.  Cafwyd hyd i gamgymeriadau mewn 11 achos a, drwy ddefnyddio dulliau archwilio arferol i gyfrifyddu, daethpwyd i’r casgliad y byddai’r camgymeriadau damcaniaethol yn cyfateb i oddeutu £1.9 miliwn.  Dywedodd fod y Pwyllgor wedi clywed yn y cyfarfod blaenorol mai unig ddiben y gwaith hwn oedd gweld i ba raddau y byddai mater penodol yn effeithio ar gyfrifon y Cyngor. Dywedodd fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi penderfynu y byddai’n cael cryn effaith, ond nid oedd yn fater o bwys yn natganiadau ariannol y Cyngor ar gyfer 2016-17.       

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 fod swyddogion wedi ymgymryd â rhagor o waith i benderfynu a oedd hon yn broblem sylfaenol ehangach. Am bob un o’r tri math o gamgymeriad a arweiniodd at addasiadau ariannol, roedd 40 achos arall wedi’u harchwilio, gan roi cyfanswm o 120 o achosion. Cyflwynodd grynodeb o ganlyniadau’r archwiliadau ychwanegol; cafwyd hyd i 3 chamgymeriad ac roedd angen gwneud addasiadau ariannol yn achos 2 o’r rhain. Yn y naill achos, gwnaed tandaliad o £7.51 gan fod pensiwn gwaith/galwedigaethol wedi’i gyfrifo’n anghywir. Yn yr achos arall, gwnaed gordaliad o £29.06 gan fod enillion wedi’u cymhwyso’n anghywir. Roedd yn ofynnol, meddai, i Swyddfa Archwilio Cymru archwilio’r sampl o 120 o achosion ymhellach. Byddai hynny’n golygu archwilio sampl o 10% o bob math o achos, yn ogystal â’r 3 chamgymeriad a nodwyd. 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151 fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi archwilio gwariant ar ad-dalu rhent o’r Cyfrif Refeniw nad yw’n ymwneud â Thai. Roedd y gwaith archwilio hwn, meddai, yn angenrheidiol fel rhan o archwiliadau arferol Swyddfa Archwilio Cymru yn ymwneud â gwariant blynyddol y Cyngor ar fudd-dal tai.  Dywedodd fod nifer o gamgymeriadau wedi dod i’r amlwg a bod pob asesiad gwely a brecwast, sef 68 i gyd, wedi’u harchwilio. Roedd yr un camgymeriad wedi codi ym mhob achos, ac roedd costau tanwydd anghymwys wedi’u gorddatgan, gwerth £1.93 yr wythnos, gan arwain at dandaliad. Roedd pob achos wedi’i gywiro, meddai, ac roedd y tandaliadau’n amrywio o rhwng £0.28 a £25.09, ond roedd un cymaint â £61.20.  Dywedodd hefyd mai £347.28, at ei gilydd, oedd gwerth y camgymeriad, a chyfanswm y gwariant oedd oddeutu £37,000.  Nododd fod yr holl achosion wedi’u cywiro a bod y taliadau cywir wedi’u gwneud. Roedd y camgymeriad i’w briodoli i wahaniaeth hanesyddol rhwng cyfraddau gwely a brecwast a didyniadau statudol a oedd wedi newid dros amser. Byddai hyn yn cael ei wirio fel rhan o’r archwiliad blynyddol rhag i’r camgymeriad godi eto. Dywedodd wrth y Pwyllgor hefyd fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi dod o hyd i un camgymeriad arall yn y sampl ac roedd hyn wedi effeithio ar y cais am gymhorthdal gan yr Adran Gwaith a Phensiynau ( £0.72).  Dywedodd y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 27.

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymdogaethau gyflwyniad i’r Pwyllgor ar y disgwyliadau ar y rhwydwaith priffyrdd yn y tymor hir a’r tymor byr. Amlinellodd faint yr her; roedd ased cerbytffordd 780km o hyd, gwerth £888 miliwn gan yr awdurdod.  Dywedodd fod yr awdurdod yn gwario cyfanswm o £500,000 ar y gwaith o roi wyneb newydd ar y gerbytffordd, sy’n cyfateb i lai na 0.1% o werth y rhwydwaith. Gwariant cyfatebol awdurdodau cyfagos yw £2.5 miliwn yn Rhondda Cynon Taf, £886 yng Nghastell-nedd Port Talbot ac £800,000 ym Mro Morgannwg.  

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymdogaeth wrth y Pwyllgor fod dyletswydd ar yr awdurdod priffyrdd i gynnal a chadw priffyrdd y gellir eu cynnal a’u cadw ar bwrs y wlad ac mae dyletswydd arno hefyd i ddiogelu hawl y cyhoedd i ddefnyddio’r priffyrdd. Tynnodd sylw at y meini prawf ymyrryd lle mae’r awdurdod yn cynnal archwiliadau ac yn ymgymryd â gwaith trwsio os yw’r diffygion yn waeth na’r Meini Prawf Diffygion Diogelwch.  Mae’r meini prawf wedi’u seilio ar arfer da ac, yn gyffredinol, mae’r llysoedd yn eu derbyn fel lefelau rhesymol ac maent yn debyg ym mhob awdurdod lleol yng Nghymru ac, yn gyffredinol, yn y DU.  Ystyrir hefyd ffactorau fel atal sgidio a systemau draenio / ffosydd i atal d?r rhag cronni ar y gerbytffordd, mesurau i ymdrin â phantiau i atal pyllau o dd?r, monitro gwaith cyfleustodau a chynnal a chadw adeileddau. 

  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymdogaeth wrth y Pwyllgor mai £100/m2 oedd y gost o lenwi tyllau yn y ffordd a £10/m2 oedd y gost o roi wyneb newydd arni. Ar ôl llenwi tyllau am 25 o flynyddoedd (neu cyn hynny hyd yn oed), byddai angen ailadeiladu’r ffordd yn ei chyfanrwydd a 25 o flynyddoedd ar ôl cael wyneb newydd, byddai’r briffordd mewn cyflwr cyffredinol dda a dim ond mân waith trwsio fyddai ei angen. Nododd fod hawliadau’n gyffredinol yn amrywio o £200 i drwsio teiars i hyd at £30,000 am Anaf Personol. Dywedodd fod y rhain yn ymwneud yn bennaf â thyllau yn y ffordd, ond bod atal sgidio hefyd yn agwedd dyngedfennol o gynnal a chadw’r gerbytffordd. Yn y cyswllt hwn, gallai diffygion arwain at anafiadau a allai newid bywydau a/neu farwolaeth ac y gellid dwyn achos o Ddynladdiad Corfforaethol yn erbyn yr awdurdod.

Dangosodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymdogaeth graff yn dadansoddi cyflwr y ffyrdd. Oherwydd pwysau cynyddol ar y gyllideb refeniw, bydd nifer y ffyrdd sydd mewn cyflwr da yn gostwng ac amcangyfrifwyd y byddai angen cynnydd o £1 miliwn yn y gyllideb refeniw. Dangosodd graff arall yn dangos y bydd problemau ar dros 60% o’r rhwydwaith. Os buddsoddir £2 miliwn bob blwyddyn, bydd problemau ar 30% o’r rhwydwaith ac, ar ôl ugain mlynedd, bydd angen gwariant cyfalaf ychwanegol o £40 miliwn. Yn ogystal â’r pwysau cynyddol ar y gyllideb refeniw, ar ôl ugain mlynedd, meddai, byddai’n costio rhyw £48 miliwn i sicrhau bod cyflwr y rhwydwaith cystal ag ydyw heddiw. Dywedodd wrth y Pwyllgor fod rhai ffyrdd wedi cyrraedd diwedd eu hoes ymarferol  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 28.

Cyflwynodd Pennaeth yr Adran Archwilio Mewnol adroddiad ar y camau a gymerwyd yn dilyn yr Asesiad Allanol o’r Cydwasanaeth Archwilio Mewnol ym mis Ionawr 2017.

Dywedodd Pennaeth yr Adran Archwilio Mewnol fod yr adolygiad wedi dechrau ar 30 Ionawr 2017 a bod yr asesiad ar y safle wedi dod i ben ar 3 Chwefror 2017. Dywedodd fod adroddiad yr Asesiad Allanol ynghyd â’r Cynllun Gweithredu wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgor ar 29 Mehefin 2017. Cytunwyd y byddai adroddiadau’n cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor hwn yn rheolaidd i gofnodi’r cynnydd a wnaed o ran rhoi’r argymhellion a’r awgrymiadau ar gyfer gwella ar waith.   

Cyflwynodd Pennaeth yr Adran Archwilio Mewnol adroddiad ar y cynnydd a wnaed ar ôl yr asesiad o ran rhoi’r 18 o argymhellion a’r 10 o awgrymiadau ar waith. Roedd 14 o’r argymhellion wedi’u cwblhau ac roedd gwaith yn parhau yn achos y 4 arall. O’r 10 o awgrymiadau ar gyfer gwella, roedd 5 wedi’u cwblhau ac roedd gwaith yn parhau yn achos 4. Roedd Pennaeth yr Adran Archwilio Mewnol yn anghytuno ag un o’r awgrymiadau ar gyfer gwella, sef y dylid ffurfioli’r trefniadau anffurfiol presennol ynghylch codi materion i’w cynnwys yn gofrestr risg. Roedd yn credu bod system ffurfiol ar waith eisoes. Byddai’n codi’r mater gyda’r Bwrdd Rheoli Corfforaethol ac yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor am ganlyniad y drafodaeth.

PENDERFYNWYD:  Bod y Pwyllgor wedi trafod y Cynllun Gweithredu gan nodi’r cynnydd a wnaed hyd yma.                 

Cafwyd gwybodaeth gan y Prif Archwilydd Mewnol am y sefyllfa o ran swyddi gwag yn y Gwasanaeth. Dywedodd fod y Pwyllgor wedi mynegi pryder ynghylch nifer y swyddi gwag yn y gwasanaeth ac wedi gofyn am wybodaeth am y sefyllfa bresennol. 

Dywedodd fod nifer y swyddi gwag wedi cynyddu’n raddol dros y blynyddoedd ac, ar hyn o bryd, roedd 9.5 o swyddi FTE gwag, ar sail yr hen strwythur. Gan hynny, bu’n rhaid ailstrwythuro, a daeth y system newydd i rym ar 1 Hydref 2017, pan leihawyd nifer y swyddi o 18 i 14. O ganlyniad, mae nifer y swyddi gwag wedi gostwng o 18 i 14. Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol fanylion am raddfa a chyflog pob swydd wag. Dywedodd nad oedd yn glir ar hyn o bryd sut effaith fyddai’r strwythur newydd yn ei chael ar allu’r Adran i ddenu’r staff iawn i’r swyddi gwag – byddai’n rhaid aros nes byddai’r swyddi’n cael eu hysbysebu. Dywedodd y byddai’r Adran yn parhau i chwilio am gyfleoedd i gydweithio ag awdurdodau eraill Cymru. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y sefyllfa o ran y swyddi gwag wedi effeithio ar allu’r Adran i ymgymryd â’r iwrnodau archwilio arfaethedig. Gan fod nifer y diwrnodau cynhyrchiol wedi lleihau, roedd Partneriaeth Archwilio’r De-orllewin wedi’i chomisiynu i gynnal adolygiadau ar ran y Cydwasanaeth  Archwilio. Roedd digon o arian yn y gyllideb bresennol i dalu am yr adolygiadau hyn. Dywedodd fod angen dechrau profi’r farchnad ond roedd y strwythur yn awr yn cyd-fynd â strwythur awdurdodau lleol eraill. 

PENDERFYNWYD:           Nodi cynnwys yr adroddiad.           

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad ar wir berfformiad yr adran Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Hydref 2017 yn ystod blwyddyn y cynllun archwilio. Dywedodd fod y Cynllun yn cynnwys cyfanswm o 1,085 o ddiwrnodau cynhyrchiol yn ystod y cyfnod rhwng mis Ebrill 2017 a mis Mawrth 2018, a chwblhawyd 313 diwrnod hyd yma, sydd gryn dipyn llai na’r disgwyl. 

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol fod strwythur cyffredinol yr Adran wedi’i seilio ar 18 o gyflogeion cyfateb i lawn amser. Fodd bynnag, erbyn diwedd blwyddyn ariannol 2016-17, roedd 7.5 swydd wag FTE a chododd hyn i 9.5 swydd wag FTE wedyn. Dywedodd wrth y Pwyllgor fod y broses o ailstrwythuro yn awr wedi’i chwblhau ac, o ganlyniad, roedd nifer y swyddi FTE wedi gostwng o 18 i 14, ac roedd nifer y swyddi gwag wedi gostwng o 9.5 i 6.5.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol hefyd fod 14 o swyddi wedi’u hadolygu a’u cau. Roedd y rheolwyr wedi cael barn archwilio sylweddol /rhesymol yn gyffredinol am yr amgylchedd rheoli mewnol ar gyfer y systemau dan sylw. O’r tri adolygiad arall, nodwyd gwendid sylweddol mewn dau, a hynny i’r graddau mai dim ond sicrwydd cyfyngedig a roddwyd i’r amgylchedd rheoli’n gyffredinol ac nid oedd modd rhoi barn ar un oherwydd natur y gwaith dan sylw.  

Gofynnodd y Pwyllgor a oedd angen pennu blaenoriaethau newydd yn y cynllun archwilio oherwydd natur y swyddi gwag yn y strwythur, ac oherwydd nad oedd effaith y penderfyniad i gomisiynu Partneriaeth Archwilio’r De-orllewin i gynnal nifer o adolygiadau archwilio i’w gweld eto. Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol y caiff y Cynllun Archwilio ei adolygu er mwyn gweld a ellid cwblhau’r gwaith archwilio arfaethedig ac er mwyn adolygu’r cynlluniau wrth gefn. Dywedodd ei bod yn annhebygol y gellid recriwtio’r holl staff mewn pryd iddynt ddechrau ar eu gwaith erbyn diwedd y flwyddyn ariannol hon. Byddai adroddiad ar Gynllun Archwilio diwygiedig yn cael ei gyflwyno’r Pwyllgor ym mis Ionawr 2018 a byddai’r Pwyllgor yn cael gwybod beth roedd modd ei gyflawni. 

PENDERFYNWYD:   Bod y Pwyllgor wedi trafod yr Adroddiad Archwilio Mewnol yn ymwneud â’r cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Hydref 2017 i sicrhau bod pob agwedd ar eu swyddogaethau craidd wedi’u cynnwys.       

Rhoddodd y Prif Archwilydd Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf am Flaenraglen Waith 2016/17. I helpu i sicrhau bod y Pwyllgor yn ystyried pob agwedd ar ei swyddogaethau craidd, roedd Blaenraglen Waith Ddiwygiedig wedi’i chyflwyno.

Cyfeiriodd y Prif Archwilydd Mewnol at newidiadau roedd angen eu gwneud i’r Flaenraglen Waith, gan fod Adroddiad Canol Blwyddyn Rheoli’r Trysorlys 2017-18 a Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2018-19, y bwriadwyd eu trafod yn y cyfarfod ar 18 Ionawr 2018, wedi’u trafod yn y cyfarfod heddiw.  Byddai’r eitem yn ymwneud â’r Strategaeth Archwilio yn awr yn cael ei thrafod yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 18 Ionawr 2018.         

PENDERFYNWYD:  Bod y Pwyllgor yn nodi’r blaenraglen waith ddiwygiedig i sicrhau y caiff adroddiad digonol ei gyflwyno ar bob agwedd ar ei swyddogaethau craidd.    

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â pharagraff 2.4 (e) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Nid oedd unrhyw eitemau brys. 

Cyhoeddodd y Cadeirydd mai hwn oedd cyfarfod olaf Mr Randal Hemingway, y Pennaeth Cyllid a’r Swyddog Adran 151, cyn iddo adael yr awdurdod i ymgymryd â swydd newydd. Diolchodd i Mr Hemingway, ar ran yr Aelodau, am ei gyngor a’i wasanaeth i’r Pwyllgor a dymunodd bob llwyddiant iddo yn ei swydd newydd.