PENDERFYNIAD:    Bod y Cynghorydd AJ Williams yn cael ei ethol yn Gadeirydd y cyfarfod. 

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim.

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 22/07/21

Cyfeiriodd yr aelod lleyg at gofnod rhif 265 - Cofrestr Risg Gorfforaethol, a’r archwiliad o’r gwasanaethau rheoli risg yn benodol, lle rhoddwyd barn archwilio o sicrwydd rhesymol. Ni ddangoswyd unrhyw farn archwilio yn y cynllun archwilio presennol, felly gofynnwyd a oedd yr Archwiliad Mewnol yn cyd-fynd â'r cofnodion, ac ym mhle y mae rheoli risg yn y rhaglen.  Eglurodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio fod yr adroddiad archwilio ar reoli risg, a oedd yn cynnwys barn, wedi'i gyhoeddi yn 2020/21. Mae Rheoli Risg wedi'i gynnwys eto ar Gynllun Archwilio Mewnol 2021-22, ond nid yw wedi’i ddechrau eto, a dyna pam nad oes barn archwilio ar y cynllun presennol. 

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am staff sydd wedi’u ‘pingio’ gan y gwasanaeth profi ac olrhain.  Dywedodd y Prif Swyddog Dros Dro Cyllid, Perfformiad a Newid wrth y Pwyllgor fod y mater ‘pingio’ bellach wedi'i ddatrys i raddau helaeth, ond roedd rhai meysydd yn dal i wynebu anhawster gydag adnoddau.  Byddai risg ddiwygiedig yn cael ei hadrodd i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Tachwedd.     

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am risg 16 -

System Wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru (WCCIS).  Rhoddodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid dros dro y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar WCCIS gan fod gwaith sylweddol wedi'i wneud i'r system, ynghyd â llawer iawn o brofion, wrth symud y system i lwyfan arall. Er nad oedd y risg wedi'i chymeradwyo'n llwyr, byddai'r system yn cael ei diweddaru ar 14 Hydref ac yn mynd yn fyw ar 18 Hydref.  Roedd y risg bellach yn risg reoledig, ac erbyn mis Tachwedd rhagwelir y byddai'n cael ei hisraddio i risg Cyfarwyddiaeth.            

PENDERFYNIAD:   Bod cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 22 Gorffennaf 2021 yn cael eu cymeradwyo fel cofnod gwir a chywir, ar yr amod bod gwelliant yn cael ei wneud i rif 265 – Cofrestr Risg Gorfforaethol i adlewyrchu mai archwiliad o reoli risg Archwilio Mewnol y llynedd a gynhwysir.

Cyflwynodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Aelodau am Adroddiad Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio, a oedd wedi'i atodi i'r adroddiad.

Cyflwynodd Samantha Clements o Archwilio Cymru ddiweddariad ar y Cofnod Gweithredu o safbwynt Archwilio Cymru, gan nodi y gellid ei ystyried yn gyflawn bellach a’i dynnu o'r Cofnod Gweithredu.  O ran Cam Gweithredu 214, roedd hwnnw bellach wedi'i gwblhau.  Roedd yr adroddiad ar Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol Pen-y-bont ar Ogwr yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor heddiw.  O ran Cam Gweithredu 252, prosiect archwilio perfformiad yw'r prosiect datblygu, ac nid oes unrhyw ran archwilio ariannol yn yr adolygiad, mae'r prosiect hwn wedi'i gynnwys yn y diweddariad rhaglen waith archwilio perfformiad Archwilio Cymru.  Mae Archwilio Cymru wedi rhoi cadarnhad i’r Prif Swyddog Dros Dro Cyllid, Perfformiad a Newid y bydd y Prif Weithredwr, Swyddog Adran 151 a’r Pennaeth Archwilio Mewnol yn gysylltiadau allweddol ar gyfer adroddiadau Archwilio Cymru, ynghyd â'r Arweinydd.  Hefyd, ar y lleiaf, bydd dolenni i’r adroddiadau hyn yn cael eu cynnwys mewn diweddariadau perfformiad.  O ran yr adroddiad ar Strategaeth Ddigidol, caiff ei ddatblygu gan swyddogion mewn ymateb i adroddiad Archwilio Cymru ac ni ddylid ei ddosbarthu fel cam gweithredu Archwilio Cymru.  O ran cam gweithredu 261, mae wedi'i gynnwys yn y wybodaeth ddiweddaraf am raglen waith archwilio perfformiad Archwilio Cymru, ond gan mai adroddiadau chwarterol a wneir, bydd yr adroddiad cenedlaethol yn cael ei gyhoeddi erbyn diwedd mis Medi a bydd ar gael ar gyfer y pwyllgor nesaf.

PENDERFYNIAD:     Bod y Pwyllgor wedi nodi'r adroddiad.

Cyflwynodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol adroddiad ar y broses gwyno gorfforaethol a gofynnodd i'r Pwyllgor benderfynu a oedd am wneud unrhyw argymhellion mewn perthynas â gallu'r Awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol. 

Dywedodd fod Polisi Pryderon a Chwynion yr Awdurdod wedi'i gynllunio i ddelio â chwynion corfforaethol, tra bod prosesau ar wahân ar gyfer ymdrin â chwynion gwasanaethau cymdeithasol,  ac mae Aelodau Etholedig yn trin pryderon a chwynion ysgol.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi ennill pwerau newydd mewn perthynas â gweithdrefnau ymdrin â chwynion yn 2019, o dan Ddeddf Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019, a’u bod wedi cyhoeddi Datganiad o Egwyddorion ar gyfer gweithdrefnau ymdrin â chwynion yn ogystal â pholisi ymdrin â chwynion enghreifftiol, ynghyd â chanllawiau cysylltiedig ar weithredu model Polisi Pryderon a Chwynion newydd.

Adroddodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol fod yr Ombwdsmon wedi ysgrifennu at bob un o'r 22 awdurdod lleol ym mis Medi 2020 i egluro sut yr oedd Awdurdod Safonau Cwynion yr Ombwdsmon, a grëwyd o fewn Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, wedi ymgysylltu â chynrychiolwyr o bob awdurdod lleol i sefydlu llu o fesurau a gynlluniwyd i gefnogi a gwella'r ffordd y caiff cwynion eu trin.  Roedd y mesurau hyn yn cynnwys hyfforddiant a chymorth pwrpasol a dderbyniwyd gan swyddogion a phroses i bob awdurdod lleol adrodd ystadegau cwynion i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bob chwarter. Anogwyd pob awdurdod lleol i ystyried sut mae eu harferion a'u gweithdrefnau presennol yn cydymffurfio â'r Datganiad o Egwyddorion, y broses enghreifftiol o ymdrin â chwynion, a’r canllawiau a gyhoeddwyd ar wefan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Cynhaliwyd adolygiad o'r Polisi Pryderon a Chwynion ym mis Tachwedd 2020.  Mae gan yr awdurdod Bolisi ar wahân ar gyfer Cwynion Ymddygiad Afresymol neu Flinderus, nad yw'n cael ei ddefnyddio'n aml, ond mae'n rhoi cymorth a chyngor i swyddogion ac Aelodau Etholedig ar reoli sefyllfaoedd pan ystyrir bod gweithredoedd rhywun yn afresymol. 

Dywedodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol wrth y pwyllgor mai'r Tîm Gwybodaeth sy'n gyfrifol am reoli proses gwyno gorfforaethol yr Awdurdod a nododd ddata perfformiad mewn perthynas â chwynion corfforaethol ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2020 a 31 Mawrth 2021.  Dywedodd mai 34 oedd nifer y cwynion yn erbyn yr Awdurdod ar gyfer y cyfnod 2019-2020, o'i gymharu â 33 yn 2018-19, ac ni aeth yr un o'r cwynion ymlaen i gael ymchwiliad. 

Adroddodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddiol fod Adran 115 o Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn nodi darpariaeth er mwyn i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio "adolygu ac asesu gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol a gwneud adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol".  Cynigiwyd bod y Pwyllgor yn derbyn Adroddiad Blynyddol ar gwynion o dan ei Gylch Gorchwyl.  Rhoddodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Rheoleiddio sicrwydd i'r Pwyllgor fod cwynion yn cael eu trin yn ddifrifol.

Holodd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 273.

Adroddodd cynrychiolydd Archwilio Cymru ar y wybodaeth ddiweddaraf o ran y gwaith Archwilio Ariannol a Pherfformiad a wnaed ganddynt yn ogystal â’r gwaith sydd eto i'w wneud.

Amlinellodd cynrychiolydd Archwilio Cymru y rhaglen waith a'r amserlen y mae'n rhaid i'r Archwilydd Cyffredinol ei gynhyrchu yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2021.  Bydd y rhaglen waith yn cael ei hadrodd i'r Cyngor bob chwarter a bydd diweddariad llawn yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor hwn ym mis Tachwedd 2021. 

Rhoddodd cynrychiolydd Archwilio Cymru amlinelliad o’r asesiad cynaliadwyedd ariannol hefyd, ac roedd cam 2 wedi arwain at greu adroddiad lleol ar gyfer pob un o'r 22 prif gyngor yng Nghymru.  Mae adroddiad cenedlaethol ar gynaliadwyedd ariannol yn cael ei lunio a chaiff ei gyflwyno yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor ym mis Tachwedd 2021. 

Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor fod y Cyngor wedi cael ei asesu fel un a gynhaliodd sefyllfa ariannol gref yn ystod y pandemig ac un a gryfhaodd ei Strategaeth Ariannol Tymor Canolig.  Mae effaith uniongyrchol COVID-19 ar gynaliadwyedd ariannol y Cyngor wedi'i liniaru gan gyllid ychwanegol gan Lywodraeth Cymru.  Mae'r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig hefyd wedi'i chryfhau i adlewyrchu pwysau cyllideb tymor canolig yn well yn ogystal â’r newidiadau a ragwelir yn y galw am wasanaethau.  Dywedodd nad oes unrhyw risgiau amlwg i gynaliadwyedd ariannol y Cyngor o ran defnyddio ei chronfeydd wrth gefn, sy'n parhau i fod ar lefel gymharol uchel.  Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae'r Cyngor wedi tanwario ei gyllideb flynyddol yn gyson ac mae'n disgwyl tanwario eto yn 2020-21.  Mae gan y Cyngor hanes o gyflawni'r rhan fwyaf o'i arbedion a gynlluniwyd yn ystod y flwyddyn.  Fodd bynnag, yn yr un modd â chynghorau eraill, bydd nodi a chyflawni arbedion yn y dyfodol yn fwy heriol.  Mae gan y Cyngor gymhareb hylifedd cadarnhaol sy'n ei rhoi mewn sefyllfa dda i fodloni rhwymedigaethau cyfredol.

Gofynnodd aelod o'r Pwyllgor pa ganran fyddai’n dda i'w gael mewn cronfeydd wrth gefn.  Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru ei bod yn anodd mesur hyn, ond roedd lefel cronfeydd wrth gefn y Cyngor yn gymharol uchel o'i gymharu ag awdurdodau lleol eraill.  Dywedodd y Prif Swyddog Dros Dro Cyllid, Perfformiad a Newid fod lefel cronfeydd wrth gefn yr awdurdod mewn sefyllfa dda, ac roedd hynny o ganlyniad i gyllidebu gofalus ac ymagwedd ofalus tuag at risgiau, gan gofio ei bod yn anodd rhagweld pryd y byddai bywyd arferol yn ailddechrau ar ôl y pandemig.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod y Cyngor o hyd yn ceisio dod o hyd i arbedion cyllidebol ar gyfer y blynyddoedd i ddod, a bod y Cyngor wedi derbyn lefelau sylweddol o gyllid gan Lywodraeth Cymru yn ystod y pandemig.  Croesawodd yr adroddiad ar gynaliadwyedd ariannol ac roedd yn edrych ymlaen at yr adroddiad cenedlaethol, a bydd ymateb yn cael ei ddarparu ar ei gyfer.   Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru wrth y Pwyllgor y bydd yr adroddiad cenedlaethol ar gael ar 28 Medi 2021.

PENDERFYNIAD:         Nododd y Pwyllgor Adroddiadau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn Atodiadau A ac  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 274.

Rhoddodd y Rheolwr Cleient Archwilio adroddiad ar ddatganiad sefyllfa i Aelodau'r Pwyllgor yngl?n â’r cynnydd sy'n cael ei wneud yn erbyn y gwaith archwilio a gynhwysir ac a gymeradwywyd yng Nghynllun Seiliedig ar Risg Archwilio Mewnol 2020-21.

Dywedodd Rheolwr y Cleient Archwilio wrth y Pwyllgor fod y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2021-22 wedi'i gymeradwyo gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 18 Mehefin 2021, a’i fod yn amlinellu'r aseiniadau sydd i'w cyflawni, a bydd yn cwmpasu digon i alluogi i farn gael ei roi ar ddiwedd 2021-22.  Mae’r cynllun arfaethedig yn parhau i gydnabod risgiau penodol sy'n deillio o COVID-19, argaeledd staff archwilio a gwasanaeth, a’r heriau sy'n deillio o weithio o bell.  Roedd hefyd yn caniatáu hyblygrwydd i ymateb i amgylchiadau newidiol a digwyddiadau posibl, megis ceisiadau am ymatebion i faterion newydd a allai ddod i'r amlwg.

Manylodd y Rheolwr Cleientiaid Archwilio ar gynnydd a statws pob adolygiad hyd at 31 Awst 2021. Roedd 7 eitem o waith wedi'u cwblhau ac roedd 4 archwiliad wedi arwain at roi barn.  Roedd 3 archwiliad arall wedi'u cwblhau a’r adroddiadau drafft wedi’u cyhoeddi, ac roeddent yn disgwyl am adborth gan Adrannau Gwasanaeth.  Roedd cyfanswm o 9 archwiliad yn cael eu cynnal ar hyn o bryd, a 12 arall wedi'u dyrannu i archwilwyr a’r gwaith arnynt i ddechrau cyn bo hir.  Yn seiliedig ar asesiad o gryfderau a gwendidau'r meysydd a archwiliwyd, a hynny drwy brofi effeithiolrwydd yr amgylchedd rheoli mewnol, nododd fod barn archwilio o sicrwydd sylweddol wedi'i rhoi i 2 adolygiad a gwblhawyd, a rhoddwyd barn o sicrwydd rhesymol i'r 2 adolygiad arall a gwblhawyd.  Gwnaed pum argymhelliad â blaenoriaeth ganolig er mwyn gwella amgylchedd rheoli'r meysydd a adolygwyd, a 2 argymhelliad â blaenoriaeth isel. Mae holl argymhellion yn cael eu monitro i sicrhau bod gwelliannau'n cael eu gwneud.

Holodd yr aelod lleyg sawl archwiliad sydd eto i'w dyrannu.  Dywedodd Rheolwr y Cleient Archwilio wrth y Pwyllgor fod archwiliadau wedi'u dyrannu i'r staff mewn swydd a'u bod wedi'u nodi yn yr atodiadau.  Bydd gweddill yr archwiliadau'n cael eu dyrannu wrth i adnoddau staff ddod ar gael. Gellid dyrannu rhai o'r archwiliadau hynny'n allanol yn sgil cwblhad a dyfarniad tendr diweddar am gymorth allanol. 

Holodd yr aelod lleyg am sefyllfa archwiliad WCCIS.  Dywedodd Rheolwr y Cleient Archwilio wrth y Pwyllgor nad oedd yr archwiliad hwn wedi'i ddyrannu eto, ond byddai'n digwydd yn ystod chwarter 4 y flwyddyn ariannol.  Cyfeiriodd yr aelod lleyg at faint o waith sy'n gysylltiedig â TGCh a’r pennawd Archwilio TGCh o fewn y cynllun, a gofynnodd a oedd y dull hwn yn dameidiog braidd, ac a ellid eu cysylltu, ac a oes modd adolygu'r systemau TGCh hynny hefyd.  Dywedodd Rheolwr y Cleient Archwilio fod gan yr Archwiliad Mewnol archwilydd cyfrifiadurol a fyddai'n cynnal archwiliadau o systemau TGCh a nodwyd ac a ddyrannwyd.  Mae'r archwiliad o Refeniw a Budd-daliadau yn llawer ehangach na’r archwiliad o'r system TGCh, a bydd hefyd yn edrych ar reolaethau a risgiau disgwyliedig ar agweddau eraill ar y maes gwasanaeth.    Gofynnodd yr aelod  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 275.

Gofynnodd y Dirprwy Bennaeth Cyllid am gymeradwyaeth ar gyfer Blaenraglen Waith arfaethedig 2021-22, a thynnodd sylw at swyddogaethau craidd unrhyw Bwyllgor Archwilio effeithiol.  Tynnodd sylw at yr eitemau y bwriedir eu cyflwyno yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 11 Tachwedd 2021, a gofynnodd i'r Pwyllgor gymeradwyo'r atodlen hon, i gadarnhau'r rhestr o bobl yr hoffent eu gwahodd ar gyfer pob eitem (os yw'n briodol), ac i nodi a oes angen unrhyw wybodaeth neu ymchwil ychwanegol.

PENDERFYNIAD:   (1) Bod y Pwyllgor wedi ystyried a chymeradwyo'r Flaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer 2021-22.

(2) Y dylid ystyried y gweithgor arfaethedig i edrych ar Gwynion Corfforaethol yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Tachwedd

(3) Bod adroddiad ar strwythur ac aelodaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Tachwedd.    

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Nid oedd unrhyw eitemau brys.