Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim un

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 28/07/2022

PENDERFYNWYD: Bod cofnodion cyfarfod 28/7/22 yn cael eu cymeradwyo fel cofnod gwir a chywir.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am Gofnodion Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Lluniwyd y Cofnod Gweithredu i gynorthwyo'r Pwyllgor i olrhain y penderfyniadau a wnaed gan y Pwyllgor wrth iddo gyflawni ei swyddogaethau. Roedd y Cofnodion Gweithredu wedi’u hatodi yn Atodiad A o'r adroddiad.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd unrhyw eitem Datganiad o Gyfrifon a'i fod yn ymwybodol y gallai fod oedi wrth ddod â'r eitem hon i'r Pwyllgor. Gofynnodd am eglurhad am hyn.

Eglurodd Rheolwr y Gr?p - Prif Gyfrifydd fod trafodaethau cenedlaethol wedi’u cynnal gyda CIPFA ynghylch y ffordd yr oedd balansau’n cael eu dwyn ymlaen mewn asedau seilwaith, a bod y trafodaethau hyn yn parhau. Cytunodd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r pwyllgor am hyn pan fydd datblygiadau newydd yn digwydd.

PENDERFYNWYD: Nododd y pwyllgor y Cofnodion Gweithredu a rhoi unrhyw sylwadau ar hyn, fel y bo'n briodol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol, Adnoddau Dynol a Pholisi Corfforaethol adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am Lythyr Blynyddol yr Ombwdsmon ar gyfer 2021-2022.

Dywedodd fod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) yn annibynnol o holl gyrff y llywodraeth a bod ganddo bwerau cyfreithiol i ymchwilio i gwynion am wasanaethau cyhoeddus a darparwyr gofal annibynnol yng Nghymru. Mae hefyd yn ymchwilio i gwynion bod Aelodau o gyrff llywodraeth leol wedi torri Cod Ymddygiad eu hawdurdod. Y Swyddog Cwynion yw’r Swyddog Cyswllt ar gyfer OGCC a’r Swyddog Monitro sy’n gyfrifol am gysylltu ag OGCC ynghylch cwynion Cod Ymddygiad Aelodau

Darparodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol, Adnoddau Dynol a Pholisi Corfforaethol nifer y cwynion a dderbyniwyd rhwng y cyfnod 2021-2022. Roedd rhagor o fanylion yn adran 4 o'r adroddiad. Roedd llythyr blynyddol yr ombwdsmon wedi’i atodi yn atodiad A.

Gofynnodd Aelod p’un a oedd y Cyngor yn edrych am atebion wrth ymdrin â chwynion cyn iddynt fynd at yr Ombwdsmon. Eglurodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol, Adnoddau Dynol a Pholisi Corfforaethol y drefn gwyno a dywedodd fod llawer o gwynion yn aml yn cael eu datrys yn y cyfnod cynnar ac felly dim ond canran fechan o’r cyfanswm a dderbyniwyd oedd heb eu datrys neu angen eu symud ymlaen ymhellach.

Gwnaeth Aelod sylwadau ar y weithdrefn gwyno a'r tryloywder i'r cyhoedd. Awgrymodd y dylai'r wybodaeth ar wefan y Cyngor fod yn fwy eglur a hawdd ei deall fel nad yw'r cyhoedd yn ei chael yn rhy anodd i'w defnyddio os ydynt yn dymuno.

Gofynnodd y Cadeirydd a fyddai’n bosibl i’r Pwyllgor dderbyn yr adroddiad Cwynion Corfforaethol yn yr un cyfarfod ag y derbyniwyd adroddiad Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon. Credai fod y ddau adroddiad hyn yn berthnasol i'w gilydd ac y byddai'n ddefnyddiol i'r Pwyllgor gael darlun cyflawn.

Gofynnodd Aelod a oedd ffordd o ddeall cost cwynion o ran gwaith gweinyddol, dyrannu amser a staff ac ati. Eglurodd pe byddai angen newid y broses oherwydd bod gormod o staff neu ormod o amser yn cael eu neilltuo i brosesu cwynion, byddai hynny'n rhoi gwell dealltwriaeth a oedd y broses yn gadarn ac yn addas.

Eglurodd y Prif Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddiol, Adnoddau Dynol a Pholisi Corfforaethol y byddai'n anodd costio meysydd gwasanaeth penodol i ymwneud â chwynion, fodd bynnag cytunodd i fynd â'r mater hwn ymaith ac edrych arno mewn perthynas â chwynion corfforaethol. Awgrymodd efallai y gallai Pwyllgor Trosolwg a Chraffu edrych ar hyn a rhoi adborth ar y broses a darparu adroddiad pellach i'r pwyllgor hwn.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi nodi’r Llythyr Blynyddol a oedd wedi’i atodi fel Atodiad A.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio – Archwilio Cymru adroddiad a oedd yn manylu ar adroddiadau gan Archwilio Cymru, gan gynnwys diweddariad ar y gwaith archwilio ariannol a pherfformiad a wnaed, ac sydd i'w wneud, gan Archwilio Cymru.

Eglurodd fod Archwilio Cymru wedi cynhyrchu nifer o adroddiadau i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio eu hystyried, a rhoddwyd crynodeb ohonynt yn adran 4 yr adroddiad. Y rhain oedd:

• Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru – (Atodiad A)

• Llamu Ymlaen – Rheoli Gweithlu'n Strategol – Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr – (Atodiad B)

• Llamu Ymlaen – Rheoli Asedau'n Strategol – Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr - (Atodiad C)

• Adolygiad Sicrwydd ac Asesu Risg – Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr – (Atodiad D)

Mewn perthynas ag Atodiad B, esboniodd cynrychiolydd Archwilio Cymru fod y gwaith maes wedi digwydd ym mis Rhagfyr 2021 / Ionawr 2022. Nod yr adolygiad oedd gweld sut roedd y Cyngor yn cynllunio'n strategol ar gyfer defnyddio ei weithlu, sut yr oedd yn monitro hyn, yn ogystal ag adolygu a gwerthuso effeithiolrwydd y trefniadau hyn. Ychwanegodd mai'r prif bwynt i'w amlygu oedd bod y Cyngor yn gweithredu ac yn ymateb i'r materion gweithlu a oedd yn arbennig o amlwg ar ddechrau'r pandemig a'r angen am adleoli staff a newid dulliau gweithio i ymdopi â’r heriau.

Amlygodd cynrychiolydd Archwilio Cymru yr argymhellion yn dilyn yr adolygiad, a amlinellir yn Atodiad B yr adroddiad.

Dywedodd Aelod ei bod yn amlwg bod llawer o gynlluniau ar y gweill ar hyn o bryd, fodd bynnag byddai’n ddefnyddiol i’r Pwyllgor gael catalog o’r cynlluniau mwy strategol i sicrhau bod y Pwyllgor yn gallu gweld y sefyllfa yr ydym ynddi fel awdurdod.

Awgrymodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid y gallai'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu perthnasol, yn gweithio ar y cyd gyda'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio bob chwe mis, fod y ffordd fwyaf addas o fonitro'r cynlluniau a sicrhau y cedwir at y terfynau amser. 

Amlygodd cynrychiolydd Archwilio Cymru yr argymhellion yn dilyn yr adolygiad, a amlinellir yn Atodiad C yr adroddiad. Tynnodd sylw at gamgymeriad sillafu yn argymhelliad 1 yr atodiad a ddylai ddarllen 'cynllunio rheoli asedau’n strategol' yn lle hynny.

Gofynnodd Aelod mewn perthynas â strategaeth datgarboneiddio 2030, sut yr ydym fel Cyngor yn canolbwyntio ar wneud newidiadau a sicrhau ein bod ar y trywydd i gyflawni’n targedau, o ystyried yr argyfwng costau byw a’r ffaith bod llawer o newidiadau’n cymryd nifer o flynyddoedd i’w gweithredu.

Cytunodd Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau y byddai'r blynyddoedd i ddod yn heriol, ond roedd yn darged corfforaethol a bod angen denu mwy o sylw i hyn er mwyn codi ymwybyddiaeth. Roedd trafodaethau wedi bod yn mynd rhagddynt i weld beth arall y gellir ei wneud ac un o’r pwyntiau a godwyd oedd penderfynu p’un a ddylai amcan llesiant gynnwys strategaeth 2030. Roedd llawer o waith wedi'i wneud hefyd ar y rhwydwaith gwres ac roedd hynny'n dal i fynd rhagddo. Mae Aelod Cabinet Cymunedau bellach yn eistedd ar Fwrdd Rhaglen 2030 i sicrhau bod y sgyrsiau’n cael eu bwydo’n  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 30.

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p, Prif Gyfrifydd, adroddiad a oedd yn darparu Llythyr Archwilio Blynyddol 2021-22 yr Archwilydd penodedig ar gyfer Harbwr Porthcawl, wedi’i atodi fel Atodiad A, i'w nodi.

Esboniodd fod y ffurflen wedi'i hardystio ar 26 Medi 2022, gan gadarnhau bod yr archwiliad o'r ffurflen flynyddol wedi'i gwblhau. Cadarnhaodd nad oedd unrhyw ddiwygiadau wedi'u gwneud.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi nodi’r Llythyr Archwilio Blynyddol yn Atodiad A.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am y camau a gymerwyd i symud ymlaen â gwelliannau i'r gwasanaeth Grant Cyfleusterau i'r Anabl a rhoddodd wybodaeth am y sefyllfa hyd yma. Rhoddodd gefndir i’r adroddiad fel y nodir yn adran 3.

Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth fod nifer o risgiau a nodwyd ym mharagraff 3.4 yr adroddiad wedi effeithio ar gyflymder y newid a bod angen cymryd nifer o gamau lliniaru i'w rheoli. Amlygwyd manylion y cynnydd a'r risgiau yn adran 4 o'r adroddiad.

Gofynnodd Aelod mewn perthynas ag elfen cost y grantiau. Gofynnodd pe bai rhywun yn gwneud cais am y grant, a oedd risg na fyddai'r gwaith yn gallu cael ei gwblhau i'w gofynion ac felly y byddai gwasanaeth eilradd yn cael ei ddarparu. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth fod y gwaith a wnaethpwyd yn bennaf o fewn yr amrediad cost o £7,500 a £12,500, felly roedd ystod i weithio gyda hi. Yr anhawster oedd bod cost nwyddau a gwasanaethau wedi codi dros y blynyddoedd diwethaf ac felly yr her oedd cadw o fewn yr ystod ond roedd y gallu yno i ddarparu mwy lle bo angen.

Gwnaeth Aelod sylw am yr oedi cyn i drigolion dderbyn arian grant. Soniodd fod trigolion yn aml yn aros 12 mis neu fwy i gael arian a ganiatawyd a gofynnodd i ni fel awdurdod fod yn ymwybodol o’r cyfnod oedi a gweithio i’w wella, yn enwedig ar adeg pan fo pobl ei angen fwyaf. Amlygodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth y bydd y gwasanaethau sy'n cael eu cyflwyno'n fewnol yn caniatáu mwy o reolaeth ar y broses ac mai’r dyhead oedd gwella'r cyflymder y darperir arian grant yn ogystal â'r contractwyr a geisir i wneud gwaith. Ychwanegodd fod fframwaith yn cael ei ddatblygu mewn pryd ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf a fyddai'n symleiddio'r broses ymhellach. Ychwanegodd Aelod fod y broses Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl ar Raglen Gwaith i'r Dyfodol hirdymor y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol.

Gofynnodd y Cadeirydd sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr yn gwneud o'i gymharu ag awdurdodau eraill wrth ymdrin â Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth fod Pen-y-bont ar Ogwr yn y chwartel isaf, gyda'r gobaith erbyn y flwyddyn nesaf y byddai Pen-y-bont ar Ogwr ar ganol y rhestr o ran amseroedd aros Grant Cyfleusterau i'r Anabl i'r trigolion. Ychwanegodd fod llawer o'r Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl mwy cymhleth yn gwyro'r ffigwr a rhywfaint o'r gwaith oedd yn cael ei wneud oedd rhannu'r amseroedd aros yn waith tymor bach, canolig a hir.

Gofynnodd y Cadeirydd p’un a oedd y dyheadau yn afresymol a/neu'n amhosibl eu cyflawni. Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Partneriaeth y credwyd cyn y pandemig, y byddai'r dyheadau hyn yn gyraeddadwy ond bod y ddwy flynedd ddiwethaf wedi bod yn anodd cyflawni'r nodau hyn ond nad oeddent yn afresymol ar gyfer y dyfodol.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor yn nodi'r cynnydd hyd yma i wella'r gwasanaeth Grant Cyfleusterau i'r Anabl a'r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 32.

Cyflwynodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am adroddiad hunanasesu corfforaethol y Cyngor, fel sy’n ofynnol gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, a gofynnodd am sylwadau ar yr adroddiad yn Atodiad 1.

Rhoddodd gefndir i'r Pwyllgor fel y nodir yn adran 3 o'r adroddiad. Esboniodd fod Cyngor Sir Powys eisoes wedi cyhoeddi eu hunanasesiad a oedd wedi darparu cipolwg craff i ddysgu ohono ac yr adlewyrchwyd hyn yn adroddiad hunanasesu ein Cyngor.

Eglurodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus fod Llywodraeth Cymru wedi cyfeirio awdurdodau lleol i ffwrdd o gynnal ymgynghoriad / ymgysylltu ffurfiol ar yr adroddiad hunanasesu. Byddai’n well ganddynt weld crynodeb o waith ymgysylltu / ymgynghori allweddol dros y flwyddyn, yn ymwneud â’r amcanion llesiant. Mae'r adborth hwn wedi'i integreiddio i'r adroddiad drafft. Roedd rhagor o wybodaeth yn adran 4 o'r adroddiad.

Holodd y Cadeirydd p’un a yw'n bosibl cwblhau'r nifer o dasgau / blaenoriaethau a amlygwyd yn yr atodiad. Cytunodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus fod y tasgau'n llethol a bod llawer ohonynt wedi'u nodi fel rhai newydd. Ychwanegodd fod trafodaethau’n cael eu cynnal â swyddogion allweddol i edrych ar y cynllun gwella a sut orau i grwpio'r tasgau a chyflwyno'r canlyniadau mewn modd sy'n briodol i'r pwyllgor edrych arno.

Gwnaeth Aelod sylw ar 'Helpu pobl a chymunedau i fod yn iach ac yn wydn' a gofynnodd fod y marciwr Gwasanaethau Cymdeithasol yn cael ei amlygu fel un anfoddhaol er mwyn i'r pwyllgor gael gwell dealltwriaeth o'r heriau a wynebir.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor yn adolygu ac yn darparu unrhyw argymhellion ar gyfer newid i adroddiad hunanasesu corfforaethol 2021-22.

Cyflwynodd y Dirprwy Bennaeth Cyllid adroddiad a oedd yn gofyn am gymeradwyo'r Flaenraglen Waith ddiwygiedig ar gyfer 2022-23.

Er mwyn cynorthwyo'r Pwyllgor i sicrhau bod ystyriaeth briodol yn cael ei rhoi i bob agwedd ar ei swyddogaethau craidd, roedd y Flaenraglen Waith arfaethedig ddiwygiedig ar gyfer 2022-23 wedi’i hatodi yn Atodiad A. Gofynnir i Aelodau'r Pwyllgor gymeradwyo'r rhaglen hon, cadarnhau'r rhestr o bobl yr hoffent eu gwahodd ar gyfer pob eitem (os yw'n briodol), a nodi p’un a oes angen unrhyw wybodaeth neu ymchwil ychwanegol.

Ychwanegodd fod yr eitemau i'w cyflwyno yn y cyfarfod nesaf ar 10 Tachwedd 2022 fel a ganlyn:

1 Cofnodion Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio

2 Adroddiadau Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio – Archwilio Cymru

3 Datganiad Archwiliedig o Gyfrifon a Datganiad Llywodraethu Blynyddol

4 Adolygiad Hanner Blwyddyn o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol

2022-23

5 Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol

6 Adroddiad Monitro Argymhellion Archwilio Mewnol

7 Adroddiad Hanner Blwyddyn Rheoli'r Trysorlys 2022-23

8 Asesiad Risg Corfforaethol 2022-23

9 Blaenraglen Waith Ddiwygiedig 2022-23

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi ystyried a chymeradwyo'r Flaenraglen Waith ddiwygiedig ar gyfer 2022-23.

Ystyriedunrhyw eitem(au) arall o fusnes y rhoddwyd rhybudd yn eu cylch yn unol â Rheol 4 o Reolau Gweithdrefn y Cyngor ac y mae’r sawl sy’n llywyddu’r cyfarfod o’r farn y dylid eu trafod yn y cyfarfod oherwydd amgylchiadau arbennig. cyfarfod fel mater o frys.

Dim un