Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim.

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 10/11/2022

PENDERFYNWYD:         Cymeradwyo bod cofnodion y cyfarfod dyddiedig 10/11/2022 yn gywir.

Amlinellodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad a oedd yn rhoi'r newyddion diweddaraf i'r Aelodau am Gofnod Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Roedd y cofnod gweithredu ynghlwm yn Atodiad A yr adroddiad.

PENDERFYNWYD:         Bod y Pwyllgor yn nodi'r adroddiad a'r Cofnod Gweithredu a oedd ynghlwm.

Cyflwynwyd yr adroddiad uchod gan y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus a'i bwrpas oedd rhoi'r newyddion diweddaraf i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio (LlacA) am y traciwr rheoleiddio.

Ar ôl derbyn adborth ar y Traciwr Rheoleiddio, dywedodd fod ffocws ar y cyswllt â'r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu i sicrhau manylion digonol am yr arolygiadau a'r camau gweithredu i ymateb i'r argymhellion. Gan hynny, byddai'n trefnu cyfarfod â chydweithwyr Craffu i drafod a sicrhau bod gwybodaeth reoleiddio'n cael ei chasglu maen blaengynlluniau gwaith yn y dyfodol a gyflwynir gerbron y Pwyllgorau hynny.

Fel enghraifft, pe bai teimlad bod tystiolaeth o gynnydd yn brin, dywedodd fod angen cael mecanwaith clir i ymdrin â hynny neu gyfeirio hynny i sylw Pwyllgor Trosolwg a Chraffu.

Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus hefyd fod angen cynnal trafodaeth, er mwyn deall a oedd edrych yn ôl dros ddwy flynedd yn ddigonol yn gysylltiedig â'r uchod, ac o ganlyniad i hynny, roedd arolygiad Estyn o 2019 wedi'i gynnwys yn rhan o'r camau dilynol.

Gofynnodd i'r pwyllgor drin yr adroddiad a gyflwynwyd fel yr adroddiad cynnydd cyntaf, gan ddweud bod yr adroddiad cryno'n nodi'r arolygiadau a'r argymhellion a ychwanegwyd ers yr adroddiad diwethaf hwnnw ym mis Tachwedd, fel y cyfeiriwyd ato yn Atodiad 1 yr adroddiad, ac fel yr amlygwyd ym mharagraff 4.1.

Dywedwyd bod adroddiad newydd gan Arolygiaeth Gofal Cymru ar y Bwrdd Rhaglen Cynnydd Arweinyddiaeth Drawsnewidiol, a phosibilrwydd o 2 adroddiad arall ar ddau o gartrefi gofal CBSPO.

Roedd paragraff 4.2 yr adroddiad yn cadarnhau bod 18 o argymhellion wedi'u cau, gan gynnwys 8 a oedd yn argymhellion o archwiliadau newydd.

Roedd y corff rheoleiddio wedi cyflwyno nifer sylweddol o argymhellion i'r Cyngor, ac roedd 18 o'r rheiny bellach wedi'u cau. Roedd statws CAG wedi'i bennu ar gyfer y rhain. Ychwanegodd fod angen rhoi blaenoriaeth i gwblhau rhai o'r rhain ar frys.

Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus mai'r gobaith oedd y byddai'r Pwyllgor yn cael sicrwydd o wybod bod y traciwr rheoleiddio wedi cael ei ychwanegu at y trefniadau rheoli perfformiad corfforaethol chwarterol ac y byddai felly'n cael ei fonitro drwy'r broses hon. Daeth â’i chyflwyniad i ben drwy nodi bod y traciwr rheoleiddio wedi cael ei ystyried gan y Bwrdd Rheoli Corfforaethol ar 16 Ionawr 2023.

Holodd aelod sut a ble y gallai gael hyd i wybodaeth am adroddiad penodol a oedd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Trosolwg a Chraff perthnasol o fewn y traciwr rheoleiddio.

Dywedodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus, er nad oedd mecanwaith o'r fath yn weithredol ar adeg y cyfarfod, y byddai hynny'n rhywbeth y gallai holi Swyddogion yn ei gylch i geisio ei weithredu yn y dyfodol.

Holodd aelod pwy fyddai'r swyddogion arweiniol ar y categorïau Ambr a Choch a sut y byddai modd adnabod swyddogion sy'n gyfrifol am y cynlluniau unioni ac am gymeradwyo argymhellion, gan gynnwys y graddfeydd amser cysylltiedig. Ategwyd hyn gan y Cadeirydd a ddywedodd fod angen cael llinellau amser manwl yn gysylltiedig â chwblhau'r categorïau Ambr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 51.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Ariannol o Archwilio Cymru yr adroddiad er mwyn cyflwyno adroddiadau Archwilio Cymru i'r Pwyllgor, gan gynnwys y newyddion diweddaraf am y gwaith yr oedd Archwilio Cymru eisoes wedi'i wneud, ac yr oedd yn bwriadu ei wneud, mewn perthynas â chyllid a pherfformiad.

Dywedodd ei chydweithiwr, uwch archwilydd o Archwilio Cymru, mai diben yr Adolygiad Llywodraethu Sylfaenol o Fwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Cwm Taf Morgannwg oedd cael sicrwydd bod y Bwrdd Iechyd a’r tri Chyngor Lleol yn gweithio’n effeithiol drwy’r Bwrdd Arweinyddiaeth Drawsnewidiol i gefnogi gwaith integredig rhanbarthol ar draws rhanbarth Cwm Taf Morgannwg. Roedd hyn yn cynnwys adeiladu ar y gwaith a wnaed yn ystod y 18 mis diwethaf, a cheisio meddwl mwy yn y tymor hir o hyn allan, ac ar ffyrdd i ariannu'r rhanbarth yn well. Ystyriwyd bod angen cynllunio strategol mwy effeithiol yn y dyfodol.

Ym mharagraff 4.1 yr adroddiad, rhoddwyd gwybodaeth am yr adroddiadau yr oedd Archwilio Cymru wedi'u llunio i'w hystyried gan y Pwyllgor, sef:

• Rhaglen ac Amserlen Archwilio Cymru (Atodiad A yr adroddiad)
• Bwrdd y Rhaglen Arweinyddiaeth Drawsnewidiol – Adolygiad Llywodraethu Sylfaenol – Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Cwm Taf Morgannwg (Atodiad B)

Rhoddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol - Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant ymateb i elfennau o'r Archwiliad a gynhaliwyd a oedd yn gysylltiedig â B uchod, ac roedd wedi ymateb yn llawn yn yr adroddiad yn Atodiad C. 

Cyfeiriodd cynrychiolydd Archwilio Cymru hefyd at y 7 argymhelliad a nodwyd yn adroddiad Archwilio Cymru (yn nhudalen 6 Atodiad B), a rhoi trosolwg cryno o'r rhain er budd yr aelodau.

Holodd aelod beth oedd yn achosi'r oedi cyn sefydlu'r bwrdd ar gyfer y rhaglen Llywodraethu Trawsbynciol yr oedd disgwyl iddo gael ei sefydlu ym mis Gorffennaf 2022. Dywedodd yr Uwch Archwilydd o Archwilio Cymru mai pwrpas yr astudiaeth oedd cael sicrwydd bod y Bwrdd Iechyd a’r tri chyngor yn cydweithio drwy’r Bwrdd Partneriaeth Arweinyddiaeth Drawsnewidiol (BPAD). Dywedodd fod y gwaith maes wedi'i gyflawni o fis Tachwedd 2021 hyd fis Ionawr 2022, ac ar ôl hynny cyflwynwyd eu canfyddiadau ym mis Mawrth 2022. Casglwyd yn yr adroddiad fod y BPAD mewn sefyllfa dda i ddatblygu ymagwedd gref at waith rhanbarthol, gan adeiladu ar y perthnasoedd gwaith cadarnhaol dros y 18 mis diwethaf, a oedd hefyd wedi cynnwys heriau COVID. Yn ogystal â hynny, roedd angen meddwl mwy yn y tymor hir i gryfhau agweddau ar drefniadau llywodraethu a gwella defnydd rhanbarthol ac arloesol o adnoddau. Gwnaed saith argymhelliad bryd hynny a'u cyflwyno'n ôl wedi hynny i'r bwrdd Arweinyddiaeth Integredig newydd ar 1 Rhagfyr 2022. Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol, Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant, ers cyflawni'r gwaith maes a chyhoeddi'r adroddiad, fod adolygiad llywodraethu wedi'i gynnal. Mae bwrdd arweinyddiaeth integredig newydd wedi cael ei sefydlu wedi'i gadeirio gan Brif Weithredwr y Bwrdd Iechyd, a chan gynnwys swyddogion ar lefel uchel iawn ar draws y sefydliadau i sicrhau gwaith trawsbynciol yn gysylltiedig â chyllid, y gweithlu, cyfalaf ac adeiladau. Dywedodd fod gwaith pellach i'w wneud o hyd yn gysylltiedig â'r gweithlu. Roedd y trefniadau ar waith yn nhermau rheoli  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 52.

Cyflwynodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid adroddiad er mwyn cyflwyno Asesiad Risg Corfforaethol wedi'i ddiweddaru ar gyfer 2023-24 i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Pholisi Rheoli Risg Corfforaethol wedi'i ddiweddaru.

Roedd yr Asesiad Risg Corfforaethol, ynghlwm yn Atodiad A yr adroddiad, wedi cael ei adolygu mewn ymgynghoriad â'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol. Mae'n nodi'r prif risgiau o flaen y Cyngor, eu cysylltiad â'r amcanion llesiant corfforaethol o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, effaith debygol y risgiau hyn ar wasanaethau'r Cyngor a'r Fwrdeistref Sirol ehangach, ac yn nodi pa gamau sy'n cael eu cymryd i liniaru'r risgiau a phwy sy'n gyfrifol am ymateb y Cyngor. Mae'r asesiad risg wedi'i alinio â'r Strategaeth Ariannol Tymor Canolig.

Dywedodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod 11 o risgiau ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ar hyn o bryd. Roedd pob risg wedi'i adolygu gan y Bwrdd Rheoli Corfforaethol.

Roedd y Polisi Rheoli Risg hefyd wedi cael ei ddiwygio i adlewyrchu'r ffaith bod meddalwedd newydd i dracio ac adrodd am risg wedi cael ei chyflwyno yn ystod 2023.

Roedd llinell amser y Polisi Rheoli Risg Corfforaethol, a oedd wedi'i chynnwys yn Atodiad B yr adroddiad, wedi'i diwygio ar gyfer 2023-24.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol, Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant nad oedd y problemau'n gysylltiedig â phwysau ar y system iechyd a gofal cymdeithasol yn newydd, ond y rheswm dros uwchgyfeirio hyn i'r gofrestr risg gorfforaethol nawr oedd lefel y risg o fewn y maes gwasanaeth cyfnewidiol hwn.

Dywedodd fod cynlluniau gweithredu ar waith i ganolbwyntio ar y ddau faes a oedd wedi'u pennu'n goch yn yr adroddiad, lle roedd lefel y risg yn uchel.

Roedd Adolygiad o Waith Cymdeithasol yn cael ei gynnal gan y Pennaeth Gofal Cymdeithasol Oedolion a fyddai'n edrych ar gyfluniad timau ac adnoddau ar draws y gwasanaethau oedolion, gyda'r bwriad o wella'r maes gwasanaeth o hyn allan.

Aeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol yn ei flaen wedyn i sôn am yr heriau yn y farchnad recriwtio o fewn Gofal Cymdeithasol, lle roedd hi'n anodd recriwtio a chadw staff. Nid oedd hon yn sefyllfa neilltuol o fewn CBSPO, ond yn broblem ledled Cymru.

Eglurodd fod y Cyngor felly'n cymryd camau i fynd i'r afael â hyn, drwy 'dyfu' ei weithwyr ei hun, a chreu cysylltiadau â Phrifysgolion a Choleg Penybont, er mwyn hyrwyddo Pen-y-bont ar Ogwr yn well o safbwynt marchnata. Y gobaith yw y bydd hyn yn denu pobl iau i ddilyn gyrfa ym maes Gofal Cymdeithasol Plant ac Oedolion, yn enwedig gan fod gweithlu Pen-y-bont ar Ogwr yn heneiddio yn y maes gwaith hwn.

Ffocws gwirioneddol i'r Gwasanaeth oedd ailadeiladu capasiti a'r gwasanaethau ailalluogi. Gwelwyd gostyngiad ar ôl COVID neu yn ystod COVID, i'r graddau lle’r oedd y gwasanaeth yn darparu tua 1,000 yn llai o oriau o wasanaeth ailalluogi bob blwyddyn nag a ddarparwyd cyn y pandemig. Pe na bai unigolion yn dilyn y llwybrau ailalluogi hynny, byddent yn debygol o fod angen mwy o ofal a chymorth parhaus.

Mewn perthynas â gwaith strategol yn gysylltiedig  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 53.

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd adroddiad ar ddrafft y Strategaeth Rheoli Trysorlys 2023-24, a oedd yn cynnwys:

• Strategaeth Fenthyca 2023-24
• Strategaeth Fuddsoddi 2023-24
• Dangosyddion rheoli trysorlys ar gyfer y cyfnod 2023-24 hyd 2025-26

Gofynnodd Aelod i'r Prif Swyddog, Cyllid, Perfformiad a Newid am y risgiau a'r amddiffyniadau yn gysylltiedig â benthyca i awdurdodau eraill.

Sicrhaodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid y Pwyllgor na fyddai trafodion o'r fath ond yn digwydd ar ôl rhoi sylw priodol i gyngor Cynghorwyr Rheoli Trysorlys CBSPO.

Mynegodd Aelod ei fod yn dymuno parhau â'r cwestiwn blaenorol ynghylch Polisi Buddsoddi Moesegol a gofynnodd i'r Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid ymhelaethu ar y newidiadau sylweddol mewn cyfraddau llog ar gyfer rhoi a derbyn benthyciadau.

Dywedodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid y gallai dderbyn awgrymiadau'n gysylltiedig â'r Polisi Buddsoddi Moesegol er mwyn gwella'r Strategaeth i'r dyfodol. Mewn perthynas â benthyca, dywedodd fod y benthyciadau cyfredol ar gyfraddau llog sefydlog, felly nid oedd y newidiadau mewn cyfraddau llog yn effeithio ar unrhyw ymrwymiadau ariannol a oedd gan y Cyngor yn y dyfodol agos. Byddai'r newidiadau i gyfraddau llog yn cael eu hadlewyrchu wrth wneud buddsoddiadau newydd.

Croesawodd aelod y newidiadau'n gysylltiedig â benthyca i awdurdodau eraill.

Cyfeiriodd y Prif Swyddog, Cyllid, Perfformiad a Newid y newidiadau i Bolisi Rhoi Benthyciadau CBSPO i sylw'r aelodau, a oedd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad, ac y tybiwyd eu bod yn rhesymol. Ychwanegodd fod trefniadau'r awdurdod lleol i roi a derbyn benthyciadau yn cael eu hystyried yn ofalus yn unol â chyngor arbenigol gan gynghorwyr Rheoli Trysorlys y Cyngor.

Gofynnodd yr aelod a allai CBSPO ystyried gweithredu Polisi Buddsoddi Moesegol, ac atebodd y Swyddog y byddai'n mynd ar drywydd hynny gyda'r cynghorwyr y cyfeiriwyd atynt uchod, Arlingclose.

PENDERFYNWYD : Bod y Pwyllgor wedi ystyried y Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2023-2024 ac yn argymell y dylid cyflwyno fersiwn derfynol wedi'i diweddaru o'r Strategaeth Rheoli Trysorlys gerbron y Cyngor i'w chymeradwyo ym mis Mawrth 2023.

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd adroddiad er mwyn cyflwyno'r Datganiad Cyfrifon archwiliedig ar gyfer 2021-22, a'r Llythyr Sylwadau cysylltiedig oddi wrth y Cyngor, i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Roedd hi bellach yn bryd i'r datganiad hwnnw gael ei ardystio gan ein harchwilwyr allanol, Archwilio Cymru.

Rhoddodd Archwilio Cymru ddiweddariad hefyd i’r Pwyllgor ar eu prif ganfyddiadau o’r archwiliad, crynodeb o'r gwaith archwilio a wnaed mewn perthynas â blwyddyn ariannol 2021-22, a'u Hadroddiad ar yr Archwiliad o Gyfrifon. Roedd yn ofynnol i'r archwilydd penodedig adrodd y canfyddiadau allweddol hyn i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu.

Roedd Datganiad Cyfrifon diwygiedig archwiliedig 2021-22 ynghlwm yn Atodiad A yr adroddiad. Ceir manylion yr holl ddiwygiadau yn Adroddiad Archwilio Cyfrifon yr Archwilydd yn Atodiad B.

Eglurodd fod angen i'r Prif Swyddog Ariannol a Chadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio lofnodi'r Datganiad Cyfrifon 2021-22 archwiliedig i dystio eu bod yn rhoi darlun 'cywir a theg' o sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31 Mawrth 2022.

Mae Archwilio Cymru wedi cwblhau rhan helaeth o'i waith archwilio ac mae'n bryd i'r Datganiad Cyfrifon gael ei lofnodi gan Archwilydd Cyffredinol Cymru ar 27 Ionawr 2023, ar yr amod bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio  yn cymeradwyo'r cyfrifon.

Ymhellach at hyn, ychwanegodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd nad oedd Cronfa’r Cyngor ar 31 Mawrth 2022, fel y’i cyflwynwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Gorffennaf 2022, wedi newid.

Yn unol â Safon Archwilio Ryngwladol (ISA) 260, mae'n ofynnol i'r archwilydd allanol gyfleu materion perthnasol sy'n ymwneud ag archwilio'r datganiadau ariannol wrth y rhai 'sy'n gyfrifol am lywodraethu'. Roedd y materion hyn wedi'u cynnwys yn yr Adroddiad Archwilio Cyfrifon yn Atodiad B. Mae'r Atodiad hwn hefyd yn cynnwys rhestr lawn o'r addasiadau a wnaed i'r cyfrifon o ganlyniad i'r archwiliad, fel y disgrifir ym mharagraffau 3.2 a 3.3 yr adroddiad.

Er mwyn cwblhau'r broses a gallu cymeradwyo'r cyfrifon, mae angen i'r Archwilydd Penodedig gael Llythyr Sylwadau terfynol oddi wrth y Cyngor. Mae'r llythyr hwn wedi'i gynnwys yn Atodiad, ac mae'n ofynnol i Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Swyddog Adran 151 ei lofnodi.

Cwestiynodd aelod lleyg y ddyddiadau ar yr adroddiad Archwilio, a chydnabuwyd bod angen cywiro'r dyddiad. O ganlyniad i hyn, cadarnhaodd y Rheolwr Gr?p - Prif Gyfrifydd y byddai’r dyddiadau’n cael eu cywiro o 2019 i 2021.

PENDERFYNWYD :  Bod y Pwyllgor yn:

·         Cymeradwyo’r datganiad cyfrifon archwiliedig 2021-22

·         Nodi Adroddiad Archwilio Cyfrifon yr Archwilydd penodedig

·         Nodi a chytuno y dylai Cadeirydd y Pwyllgor a'r Swyddog Adran 151 lofnodi'r llythyr sylwadau olaf i Archwilio Cymru.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol adroddiad i gyflwyno'r adborth  a gafwyd gan Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'r holiadur hunanasesu sgiliau a gwybodaeth. Byddai hyn yn sail i greu cynllun dysgu a datblygu i'r Pwyllgor.

Ar ôl cael gwybodaeth am gefndir yr adroddiad, dywedodd y gofynnwyd i aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ystyried deg datganiad a nodi a oedd lefel eu gwybodaeth/profiad yn 'dda', yn 'foddhaol' neu'n 'brin' yng nghyswllt pob un.

Roedd paragraff 4.3 o'r adroddiad yn rhoi rhywfaint o adborth ar y canlyniadau.

Roedd y canlyniadau'n dangos bod gan aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio sylfaen gadarn o wybodaeth a phrofiad ar y cyfan ym meysydd cyfrifoldeb y Pwyllgor hwn.

Roedd yr holiadur hefyd yn gofyn i aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nodi pa wybodaeth a sgiliau oedd ganddynt a fyddai'n ychwanegu gwerth at waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Roedd y tabl ym mharagraff 4.6 yr adroddiad yn rhoi crynodeb o'r adborth a gafwyd mewn perthynas â meysydd gwybodaeth/sgiliau. Dangosai'r adborth fod gan yr aelodau brofiad a gwybodaeth, ar lefel amrywiol, ar draws yr holl feysydd allweddol.

Roedd yr Holiadur Hunanasesu ynghlwm yn Atodiad A yr adroddiad, tra bo'r ymatebion i'r deg holiadur a ddychwelwyd wedi'u cynnwys yn Atodiad B a'u crynhoi yn yr adroddiad cyflwyno.

Gyda chytundeb yr Aelodau, awgrymwyd y byddai Swyddogion yn drafftio a chyflwyno cynllun dysgu a datblygu i'w adolygu yn y cyfarfod nesaf, a phe bai'n cael ei ystyried yn briodol, byddai'n cael ei gymeradwyo, a byddai hynny'n cynnwys rheoli risg ac atal twyll.

Dywedodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid fod sesiwn hyfforddi Aelodau ar Reoli Trysorlys wedi'i drefnu ym mis Chwefror i'r Aelodau, gan gynnwys aelodau lleyg y Pwyllgor.

Os oedd materion y gysylltiedig â rheoli risg, atal twyll neu unrhyw feysydd eraill yr oedd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi'u trafod, gofynnodd y Cadeirydd i'r Aelodau dynnu ei sylw atynt.

PENDERFYNWYD : (1) Bod aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi adolygu'r wybodaeth a adroddwyd yn ôl drwy'r holiadur hunanasesu a thrafod yr agweddau lle'r oedd angen dysgu a datblygu.

(2) Bod Swyddogion yn drafftio cynllun dysgu a datblygu i adlewyrchu barn y pwyllgor.

Cyflwynodd Dirprwy Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol adroddiad i roi datganiad sefyllfa i'r aelodau ynghylch y cynnydd yn erbyn y gwaith archwilio a oedd wedi'i gynnwys a'i gymeradwyo yng Nghynllun Seiliedig ar Risg y Gwasanaeth Archwilio Mewnol 2022-23.

Eglurodd fod y Cynllun wedi’i gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i’w ystyried a’i gymeradwyo yn ei gyfarfod ym mis Mehefin 2022. Roedd y Cynllun yn amlinellu'r aseiniadau i'w cyflawni, a fyddai'n cynnig ymdriniaeth ddigonol i ffurfio barn ar ddiwedd 2022-23.

Roedd Atodiad A yr adroddiad yn dangos y cynnydd a wnaed yn erbyn y Cynllun a gymeradwywyd ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill hyd 31 Rhagfyr 2022. Roedd hyn yn dangos, ar ddiwedd 2022, fod cyfanswm o 11 o archwiliadau wedi’u cwblhau, gyda 6 o’r rhain wedi’u cwblhau gyda barn archwilio. Roedd 6 archwiliad pellach wedi'u cwblhau ac adroddiadau drafft wedi'u cyhoeddi. Roedd y gwasanaeth archwilio yn disgwyl am wybodaeth bellach gan adrannau gwasanaeth am y Cynlluniau Gweithredu Rheoli a gynigiwyd ar gyfer yr adolygiadau hyn, cyn y gellid cwblhau'r adroddiadau hyn yn derfynol. Roedd 22 o archwiliadau eraill ar y gweill, a byddai 11 o archwiliadau eraill yn dechrau'n fuan. Gwnaed cyfanswm o 16 o argymhellion hyd yma yn yr archwiliadau oedd wedi'u cwblhau.

Roedd staff newydd wedi cael eu recriwtio yn ystod 2022 - ac roedd hynny wedi cael effaith ar yr adnoddau a oedd ar gael, ond teimlwyd y byddai'r ymdriniaeth yn ddigonol erbyn diwedd y flwyddyn i ffurfio barn archwilio gyffredinol.

Nodwyd yn Atodiad A hefyd fod 9 argymhelliad blaenoriaeth ganolig a 7 argymhelliad blaenoriaeth isel wedi'u gwneud hyd yma i wella'r amgylchedd rheoli. Roedd gweithrediad yr argymhellion hyn yn cael ei fonitro i sicrhau bod y gwelliannau a nodwyd ac y cytunwyd arnynt yn cael eu cyflwyno.

Cyfeiriodd Aelod at dudalen 319 yr adroddiad a gofynnodd a fyddai modd nodi graddfa flaenoriaeth a nifer y diwrnodau wedi'u neilltuo, a gwahanu adolygiadau craidd oddi wrth weithgareddau eraill fel cyngor, cynllunio archwiliadau ac ati.

Cadarnhaodd y Swyddogion Archwilio Mewnol y byddai hyn yn cael ei ystyried.

PENDERFYNWYD : Bod Aelodau'r Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad a hefyd y cynnydd a wnaed yn erbyn Cynllun Seiliedig ar Risg y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Dirprwy Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol adroddiad a oedd yn rhoi datganiad sefyllfa i'r Pwyllgor ar yr argymhellion Archwilio Mewnol a wnaed, y rhai a weithredwyd a'r rhai a oedd yn weddill.

Roedd Atodiad A i’r adroddiad yn rhoi crynodeb o statws yr argymhellion a wnaed ar 31 Rhagfyr 2022, a oedd hefyd yn cynnwys yr argymhellion a wnaed mewn perthynas ag archwiliadau a gwblhawyd yn 2021-22 nas gweithredwyd eto, yn ogystal â’r holl argymhellion a wnaed yn archwiliadau 2022-23 hyd yma.

Gofynnodd i'r aelodau nodi, mewn perthynas ag archwiliadau o gynllun 2021-22, fod 2 argymhelliad yn weddill gan fod y dyddiad gweithredu cytunedig wedi pasio, ac roedd dyddiad targed yn y dyfodol wedi'i bennu ar gyfer 28 o argymhellion. Roedd Atodiad B yn cyflwyno manylion y 2 argymhelliad a oedd yn weddill a'r sefyllfa gyfredol yn gysylltiedig â'u gweithredu.

Dywedodd Dirprwy Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol fod Atodiad A hefyd yn dangos sefyllfa'r argymhellion a wnaed mewn archwiliadau o gynllun 2022-23, a rhoddodd grynodeb o rai o'r rhain i'r aelodau er gwybodaeth.

Holodd Aelod ynghylch cynnydd pwynt 2 yr argymhelliad llywodraethu da a rheoli risg. Cadarnhaodd Dirprwy Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol y byddai'n cael y newyddion diweddaraf ynghylch hyn ac yn rhoi ymateb i'r aelodau.

Canmolodd aelod lleyg y swyddogion am y gwaith a wnaed.

PENDERFYNWYD : Bod yr Aelodau wedi ystyried yr wybodaeth a ddarparwyd yn gysylltiedig â statws yr argymhellion a wnaed yn yr adroddiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Dirprwy Bennaeth Cyllid, a'i bwrpas oedd ceisio cymeradwyaeth Aelodau ar gyfer Blaenraglen Waith 2022-23 a oedd wedi'i chynnwys yn Atodiad A yr adroddiad.

Roedd paragraff 4.2 yr adroddiad yn rhestru’r eitemau hynny ar yr agenda a oedd wedi'u clustnodi ar gyfer y cyfarfod nesaf a oedd wedi'i drefnu i'r Pwyllgor, ar 27 Ebrill 2023.

Holodd aelod pa Bwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol fyddai'n trafod testunau'r Strategaeth Ddigidol a Thrawsnewid Digidol, a dywedwyd mai'r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Corfforaethol fyddai'n gwneud hynny, yn ôl pob tebyg.

PENDERFYNWYD :        Bod y Pwyllgor wedi ystyried a chymeradwyo'r Flaenraglen Waith ar gyfer 2022-2023.

Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn ymddeoliad Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol, mynegodd y Cadeirydd ddiolch iddo am ei flynyddoedd o wasanaeth i'r sector cyhoeddus, a oedd yn cynnwys y Cydwasanaeth Rhanbarthol yn ystod y blynyddoedd diwethaf, a dymunodd y pwyllgor yn dda iddo.

Diolchodd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Rhanbarthol i'r aelodau am eu sylwadau caredig a chadarnhau faint yr oedd wedi mwynhau treulio rhan o'i yrfa yn gweithio ym maes llywodraeth leol.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Dim.