Ethol Cadeirydd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Rhaid i'r sawl a benodir yn Gadeirydd y Pwyllgor fod yn aelod lleyg.

PENDERFYNWYD:          Ethol G Chapman yn Gadeirydd

Ethol Is-Gadeirydd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Gall y sawl a benodir yn Is-Gadeirydd fod yn unrhyw aelod o’r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:           Ethol A Bagley yn Is-gadeirydd.

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 27/04/2023

PENDERFYNWYD:      Cymeradwyo’r cofnodion yn amodol ar y diwygiadau

                                      canlynol:

Bod angen ychwanegu PENDERFYNWYD at Gofnod 62.

Y dylem gadw mewn cof fod y rhain yn ddogfennau cyhoeddus ac y dylid cymryd gofal i beidio â defnyddio byrfoddau heb sillafu’r geiriau’n llawn yn gyntaf.

Ar dudalen 6, paragraff 5, dylid newid y frawddeg fel a ganlyn: “Gan edrych ar y wybodaeth o gwmpas safbwynt defnyddiwr y gwasanaeth a’r canlyniadau.”

Cyflwynodd Uwch Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd – Pwyllgorau - yr adroddiad, gan nodi mai ei ddiben oedd rhoi diweddariad i'r Aelodau am Gofnod Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Tynnodd y Cadeirydd sylw at yr eitem ar Gwynion Corfforaethol o 15 Mawrth 2022. Gofynnodd am ddiweddariad ar fater penodol y ffordd y câi cwynion ysgol eu cofnodi.

Dywedodd Uwch Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd – Pwyllgorau ei fod wedi siarad â’r Cyfarwyddwr Addysg yngl?n â’r mater hwn, ac nad oedd yna lawer, os dim o gwbl, o gwynion yn cael eu gwneud am ysgolion. Cynigiodd y gellid anfon e-bost at yr Aelodau i roi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am y sefyllfa bresennol yn hytrach na dod ag adroddiad i'r Pwyllgor.

Mewn ymateb i hyn, tynnodd Aelod sylw at bryderon a fynegwyd mewn cyfarfod cyhoeddus ynghylch cludiant ysgol yng Nghorneli ac awgrymodd mai dyma’r math o beth y dylid ei ystyried yn g?yn ynghylch ysgolion.

Awgrymodd y Cadeirydd y gellid ystyried yr holl faterion hyn fel rhan o'r eitem benodol ar yr agenda ynghylch Cwynion Corfforaethol.

Tynnodd Aelod Lleyg sylw at yr angen i fod yn glir ynghylch yr hyn sy’n ‘weithgarwch parhaus’ ac yn ‘weithred’ a’r hyn nad yw. Dim ond unwaith y gellir cyflawni gweithred ac ni all fod yn weithgaredd parhaus nac yn fusnes fel arfer.

Dywedodd Aelod Lleyg arall nad oedd yn si?r a oedd yr olrheiniwr yn nodi’r holl gamau a drafodwyd mewn cyfarfodydd, a bod risg bod camau gweithredu’n cael eu colli.

Roedd yn falch bod trafodaethau y tro diwethaf ynghylch blaenoriaethu’r cynllun archwilio wedi cael eu dilyn ond, unwaith eto, roedd yn meddwl ei bod yn bwysig tynnu sylw at y cam gweithredu, gan nodi sut y cafodd y mater ei ddatrys ac a yw wedi ei gau. Ychwanegodd y siaradwyd am gysoni’r dyddiau yn y cynllun archwilio y tro diwethaf, a bod hwnnw’n gam gweithredu posibl, ond nad oedd wedi cael ei nodi yn y Cofnod Gweithredu. Gallai fod manteision mewn cael mwy o fanylion yn y Cofnod Gweithredu wrth fynd ymlaen.

Dywedodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod swyddogion yn mynd drwy'r cofnodion ar ôl pob cyfarfod o'r Pwyllgor ac yna'n gwneud yn si?r eu bod yn mynd drwodd i'r Cofnod Gweithredu. Ceisiodd swyddogion roi pethau ar yr olrheiniwr oedd yn ymestyn dros fwy nag un cyfarfod fel nad oeddent yn colli golwg arnynt, ond roedd hi’n hapus i gael ei chynghori gan yr Aelodau ynghylch y ffordd orau ymlaen.

Daeth yr Aelod Lleyg yn ôl i awgrymu, pe bai gwaith craffu’n cael ei gynnal ar waith y Pwyllgor, y byddai’n ofynnol dangos sut yr oedd Aelodau’n olrhain ac yn dwyn i gyfrif y rheiny oedd â chyfrifoldeb am faterion o fewn maes y Pwyllgor.

Awgrymodd y Cadeirydd y gallai'r Uwch Swyddog Gwasanaethau Democrataidd - Pwyllgorau a swyddogion eraill ystyried y materion a godwyd a gwneud newidiadau i'r Cofnod Gweithredu ar gyfer y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD:         Bod y Pwyllgor wedi nodi’r Cofnod Gweithredu a

gwneud sylwadau arno, fel  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 74.

Pwrpas yr adroddiad hwn oedd cyflwyno un adroddiad i’r Pwyllgor – sef Cynllun Archwilio Amlinellol Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr 2023 (Atodiad A) – gan Archwilio Cymru.

Roedd y Cynllun Archwilio Amlinellol yn nodi cyfrifoldebau statudol yr Archwilydd Allanol ac yn nodi manylion y tîm archwilio a dyddiadau allweddol ar gyfer cyflawni gweithgareddau’r tîm a’r allbynnau arfaethedig.

Cyhoeddir Cynllun Archwilio Manwl ym mis Gorffennaf 2023 ar ôl cwblhau’r gwaith cynllunio.

Yn ogystal â gwaith ar ddatganiadau ariannol, bydd gwaith archwilio Perfformiad ar Sicrwydd ac Asesu Risg, gwaith lleol ar Briffyrdd a Thrafnidiaeth, a dau adolygiad thematig ar gomisiynu a rheoli contractau a chynaliadwyedd ariannol mewn llywodraeth leol.

Cyhoeddwyd y cynllun ffioedd ar gyfer y flwyddyn ym mis Ionawr 2023. Mae hwn yn nodi cyfraddau ffioedd a hefyd yn amlygu effaith y safon archwilio ddiwygiedig ISA 315 ar archwilio ariannol. Mae rhagor o fanylion am y safon archwilio ddiwygiedig a’r hyn y mae’n ei olygu ar gyfer y gwaith a wneir gan Archwilio Cymru i’w gweld yn Atodiad 1.

Tynnodd yr Aelodau sylw at un neu ddau o faterion, sef: sut y gwnaed dewisiadau yngl?n â beth i ganolbwyntio arno, ac a allai fod arbedion yn y tymor hir pe gellid dibynnu mwy ar dechnoleg i wneud gwaith archwilio.

Mewn ymateb, trafododd cynrychiolydd o Archwilio Cymru y broses drwyadl a chadarn o asesu sicrwydd a risg a gynhaliwyd ganddynt i gynhyrchu eu cynllun ar gyfer y flwyddyn.

Gan ymateb i'r mater ynghylch ffioedd a thechnoleg, dywedodd cynrychiolydd o Archwilio Cymru y gallai technoleg hwyluso newidiadau mewn cynlluniau ffioedd dros y tymor hir. Dywedodd, er enghraifft, eu bod yn ceisio hyrwyddo'r defnydd o ddadansoddeg data, gan gymhwyso technegau dadansoddol i'r Cyfriflyfr. Gallai hyn helpu archwilwyr i fynd drwy’r archwiliad ychydig yn gyflymach oherwydd y gallai gymhathu a threfnu data mewn ffordd lawer gwell na thrwy daenlenni.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at y ffaith fod ffioedd bob amser yn codi a’i bod yn amlwg eleni y byddai cynnydd chwyddiant yn debygol yn y ffi o 5% a chost ychwanegol o 10% a bod hyn yn digwydd pan oedd setliad llywodraeth leol yn 7% a darparu gwasanaethau yn hynod o anodd yn y rhan fwyaf o awdurdodau lleol yng Nghymru.

Mewn ymateb i hyn, gofynnodd Aelod faint yr oeddem yn ei dalu yn awr fesul blwyddyn a beth fyddai gyda 15% yn ychwanegol ar ben hynny?

Dywedodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid y byddai'n cylchredeg y ffigwr i'r Aelodau.

PENDERFYNWYD:          Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad gan Archwilio

                                          Cymru ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio                                        yn Atodiad A.

Roedd yr adroddiad hwn yn hysbysu'r Pwyllgor am y materion oedd yn deillio o archwiliad Datganiad Cyfrifon 2021-22. Cymeradwywyd y Datganiad Cyfrifon archwiliedig gan y Pwyllgor ar 26 Ionawr 2023. Ar ôl cwblhau'r archwiliad, gwnaeth Archwilio Cymru nifer o argymhellion. Mae eu llythyr wedi ei atodi yn Atodiad A.

Roedd Atodiad 1 y Llythyr Archwilio yn cyflwyno chwe argymhelliad yn dilyn archwilio Datganiad Cyfrifon y Cyngor. Mae swyddogion wedi ystyried yr argymhellion, ac mae’r cynnydd yn erbyn yr argymhellion hynny hefyd wedi ei nodi yn yr Atodiad. Bydd Archwilio Cymru yn cynnal adolygiad o’r argymhellion hynny pan fyddant yn archwilio Datganiad Cyfrifon 2022-2023.

Tynnodd Aelod sylw at fater taliadau dyblyg. Canfu profion un taliad dyblyg ymhlith deunaw o drafodion gwariant, a chanfu profion pellach ddau daliad dyblyg arall ymysg tri ar ddeg o daliadau dyblyg ychwanegol posibl. Cyfanswm gwerth y tri thaliad dyblyg a nodwyd oedd £4,884.71.

Roedd yr Aelod yn bryderus ynghylch ymateb y rheolwyr i hyn, o ystyried faint o daliadau dyblyg posibl y gellid eu cael bob blwyddyn. Mae tri allan o dri deg un bron yn 10% a byddai 10% o'r holl daliadau yn nifer fawr. Roedd arno eisiau gwybod pa arferion oedd wedi cael eu sefydlu i ganfod taliadau dyblyg nas ystyriwyd yn y sampl, a gofynnodd beth oedd yn digwydd pan na ellid adennill taliadau dyblyg.

Dywedodd y Rheolwr Gr?p - Prif Gyfrifydd fod y Cyngor yn prosesu nifer enfawr o daliadau a thrafodion yn ystod y flwyddyn a bod ganddynt brosesau lle, cyn cyhoeddi rhediadau taliadau, roedd nifer o wiriadau'n cael eu gwneud i chwilio am gymaint o ddyblygiadau â phosibl. Roeddent yn edrych ar bethau fel rhifau anfonebau union yr un fath, dyddiadau, disgrifiadau, ac yn y blaen, ond yn anffodus roedd nifer o’r rhain, fel y nodwyd yn y sampl honno, wedi disgyn drwy’r gwiriadau hynny. Dywedodd fod angen iddynt fynd yn ôl i weld sut y gellid cryfhau gwiriadau fel nad yw'r Cyngor yn talu ddwywaith am unrhyw beth.

Dywedodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod prosesau adfer ar waith, a gwnaeth ymrwymiad i'w crynhoi a'u hanfon at yr Aelodau.
 

Nododd Aelod fod yn rhaid i dderbynwyr taliadau dyblyg fod o dan rwymedigaeth i ddychwelyd yr arian a gofynnodd tybed a ellid cryfhau contractau gydag amodau sy'n gorfodi ad-dalu o dan yr amgylchiadau hynny.

Tynnodd Aelod Lleyg sylw at y drafodaeth, yn ddiweddarach yn y cyfarfod, ar y Cynllun Archwilio ac yn arbennig, adolygiad y systemau ariannol, y rhaglen dreigl o archwiliadau a fabwysiadwyd. Pwysleisiodd y byddai'n dda gwybod sut olwg sydd ar y rhaglen a lle mae taliadau'n ffitio yn y gylchred. Gallai taliadau fod yn gystadleuydd da ar gyfer adolygiad.

Tynnodd Aelod arall sylw at fater asedau dros ben a’r enghraifft a amlygwyd yn yr adroddiad.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gr?p – Prif Gyfrifydd fod y Cyngor yn dal yr asedau a drafodwyd ac nad ydynt yn asedau a werthwyd. Dywedodd y câi’r broses briodol ei defnyddio wrth symud ymlaen ar gyfer unrhyw asedau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 76.

Pwrpas yr adroddiad hwn oedd rhoi Asesiad Risg Corfforaethol 2023-24 wedi ei ddiweddaru i'r Pwyllgor.

Ar hyn o bryd mae 11 risg ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac mae pob un o'r risgiau hynny wedi cael ei hadolygu gan y Bwrdd Rheoli Corfforaethol.

Mae camau lliniaru yn parhau i fod ar waith ac ni wnaed unrhyw newidiadau i gategorïau’r risgiau ers yr adolygiad ym mis Ionawr 2023.

Nodwyd mewn cyfarfod blaenorol bod ar yr Aelodau eisiau gweld gwelliannau yng nghyflwyniad y ddogfen. Mae rhaglen feddalwedd rheoli risg newydd wrthi’n cael ei phrofi ar hyn o bryd a gallai hyn wella ansawdd yr adroddiad fel y gallwn edrych ar dargedau, dyddiadau a chynlluniau gweithredu a hefyd ei gwneud yn gliriach lle mae newidiadau wedi cael eu gwneud i'r asesiadau risg corfforaethol. Gobeithir y bydd adroddiad newydd ar gael i’r Aelodau pan gyflwynir yr Asesiad Risg Corfforaethol nesaf i'r Pwyllgor.

Fel rhan o'r broses o amlygu'r risgiau i Aelodau, rhoddodd  Rheolwr y Gr?p TGCh gyflwyniad ar seiberddiogelwch.

Er mwyn tanlinellu pwysigrwydd y mater, a phryder cyfredol penodol, tynnodd sylw at y ffaith fod porth diogelwch e-bost y Cyngor yn rhwystro 450 o e-byst gwe-rwydo bob dydd.

Gan ddefnyddio 10 Cam at Seiberddiogelwch, gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol, i strwythuro ei gyflwyniad, trafododd y materion a ganlyn:

1.     Rheoli Risg – mabwysiadu dull seiliedig ar risg o ddiogelu data a systemau.

2.     Ymgysylltu a Hyfforddiant – adeiladu diogelwch ar y cyd sy’n gweithio i’r bobl yn y sefydliad.

3.     Rheoli Asedau – gwybod pa ddata a systemau sydd gennym a pha anghenion busnes y maent yn eu cefnogi.

4.     Pensaernïaeth a Chyfluniad – dylunio, adeiladu, cynnal a rheoli systemau yn ddiogel.

5.     Rheoli’r hyn sy’n Agored i Niwed – diogelu systemau drwy gydol eu hoes. Dylid nodi bod archwiliad mewnol rhanbarthol diweddar ar y maes gwaith hwn wedi derbyn barn archwilio o sicrwydd sylweddol.

6.     Rheoli Hunaniaeth a Mynediad – rheoli pwy a beth all gael mynediad at systemau a data.

7.     Diogelwch Data – diogelu data lle mae’n agored i niwed.

8.     Cofnodi a Monitro – dylunio systemau i allu canfod ac ymchwilio i ddigwyddiadau.

9.     Rheoli Digwyddiad – cynllunio ymateb i ddigwyddiadau seiber ymlaen llaw.

10.Diogelwch y Gadwyn Gyflenwi – cydweithio â chyflenwyr a phartneriaid.

Mewn ymateb i'r cyflwyniad, gofynnodd Aelod sut yr ydym yn gwneud copi wrth gefn o'n systemau. Atebodd y Rheolwr Gr?p TGCh drwy ddweud bod systemau’r Cyngor yn cael eu rhedeg, o ddydd i ddydd, allan o’r ganolfan ddata ym Mhen-y-bont ar Ogwr, ond bod gan y Cyngor hefyd gytundeb cyd-gynnal gyda Rhondda Cynon Taf. Roedd holl ddata’r Cyngor yn cael ei gadw ar gopi wrth gefn cydamserol, byw, yng Nghanolfan Ddata Cwm Rhondda.

Cododd Aelod arall fater hyfforddiant a chadw i fyny â datblygiadau fel AI, codau QR ffug, a chamddefnyddio hunaniaeth bersonol. Atebodd Rheolwr y Gr?p TGCh drwy bwysleisio bod hwn yn fygythiad sy’n newid yn gyson a bod angen ymdrin â’r ffordd yr ydym yn addysgu staff am seiberddiogelwch. Awgrymodd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 77.

Roedd yr adroddiad hwn yn hysbysu’r Pwyllgor am asesiad o’r Cyngor fel ‘Busnes Gweithredol’ gan Swyddog Adran 151 (a151) (Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid), i ddibenion cynhyrchu Datganiad Cyfrifon 2022-23.

Yn dilyn diwygiadau i’r Safonau Archwilio, y mae archwilwyr allanol y Cyngor yn cynnal eu harchwiliadau danynt, mae archwilwyr y Cyngor wedi gofyn am sicrwydd bod gan y Cyngor dystiolaeth ei fod wedi cwblhau asesiad ‘busnes gweithredol’, sy’n sail i baratoi ar gyfer y Datganiad Cyfrifon blynyddol.

Mae’r adroddiad hwn yn cadarnhau asesiad o’r Cyngor fel busnes gweithredol, fel sy’n ofynnol gan God Ymarfer y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) ar gyfrifon awdurdodau lleol.

Mewn ymateb i’r adroddiad, tynnodd Aelod sylw at y modd yr ymdrinnir â llif arian. Roedd cynrychiolydd o Archwilio Cymru o’r farn fod yr adroddiad yn werthfawr iawn yng nghyd-destun anawsterau ariannol rhai awdurdodau lleol yn Lloegr, a bu’r Cadeirydd a swyddogion yn trafod materion yn ymwneud â’r system dalu ar gyfer y grant cynnal refeniw gan Lywodraeth Cymru.

At hynny, tynnodd y Cadeirydd sylw at God Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor, a gafodd ei ddiweddaru yn ystod y flwyddyn ariannol ac  

a gymeradwywyd gan y Cabinet ar 7 Chwefror 2023. Nododd fod y Rheolwr Gr?p - Prif Gyfrifydd wedi ei sicrhau y câi’r Cod ei ystyried gan y Pwyllgor ym mis Medi.

PENDERFYNWYD:          Bod y Pwyllgor yn derbyn canlyniad asesiad statws

                                           busnes gweithredol y Cyngor i’r diben o baratoi    

                                           Datganiad Cyfrifon 2022-23.

Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi Llythyr Ymholiadau Archwilio i’r Pwyllgor oddi wrth Archwilio Cymru, oedd yn gofyn nifer o gwestiynau i’r rhai oedd yn gyfrifol am lywodraethu a rheoli’r Cyngor. Roedd y llythyr i’w weld yn Atodiad A. 

Gofynnwyd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gytuno ar yr ymateb a chymeradwyo ei anfon yn ôl i Archwilio Cymru.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at ddau fater:

1.     Yr ateb i’r cwestiwn ynghylch twyll. Gofynnodd a oedd yn cynnwys y fenter twyll genedlaethol neu unrhyw broblemau gwrth-dwyll megis budd-dal tai. Dywedodd y Rheolwr Gr?p - Prif Gyfrifydd y byddai'n ymgynghori â'r swyddog twyll i weld a ellid cryfhau'r ateb. Dywedodd cynrychiolydd Archwilio Cymru fod y cwestiwn yn ymwneud â thwyll sylweddol.

2.     Yn yr adran ar Ymholiadau Rheolaeth - mewn perthynas â chyfreithiau a rheoliadau, gofynnodd beth oedd pwrpas gofyn y cwestiynau eang hyn. Roedd cynrychiolydd Archwilio Cymru yn cydnabod bod y cwestiwn yn eithaf eang ond bod y ffocws ar geisio canolbwyntio ar faterion o bwys a allai gael effaith ar y cyfrifon. Yn yr ystyr hwnnw, roedd yn ymwneud ag unrhyw ymgyfreitha posibl.

Dywedodd Aelod nad oedd yn afresymol disgwyl i awdurdod lleol fod yn cydymffurfio â chyfreithiau a rheoliadau perthnasol.

PENDERFYNWYD:            Yn amodol ar adolygiad o’r atebion, nododd a

                                            chytunodd y Pwyllgor ar yr atebion i Lythyr   

                                            Ymchwiliadau Archwilio Cymru fel y’i hatodwyd

                                           yn Atodiad A.

Pwrpas yr adroddiad oedd ystyried hunanasesiad y Cyngor ar gyfer 2021-22 a chyflwyno dull, proses ac amserlen arfaethedig i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer datblygu’r hunanasesiad ar gyfer 2022-23.

I grynhoi, y bwriad oedd llenwi adroddiad tebyg iawn i adroddiad y llynedd. Cafodd yr adroddiad hwnnw adborth cadarnhaol, yn cynnwys gan Lywodraeth Cymru.

Câi’r adroddiad hunanasesu drafft ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 26 Gorffennaf 2023.

Yn dilyn proses o ymgysylltu ac ymgynghori dros yr haf, cynigiwyd bod yr hunanasesiad terfynol yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet a’r Cyngor ym mis Medi 2023.

Tynnodd y Cadeirydd sylw at y broses ymgynghori gan nodi bod angen iddi fod yn agored a thryloyw, a gofynnodd a fyddai’r hunanasesiad terfynol yn newid o ganlyniad i’r ymgynghoriad dros yr haf fel ei fod yn dod yn ôl i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio cyn mynd ymlaen i’r Cabinet a'r Cyngor.

Cadarnhaodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus, o ystyried nad oedd y ffocws ar y cynnwys, nad oeddent yn bwriadu cynnal ymgynghoriad personol, nac ymgynghoriad ffurfiol 8-i-12 wythnos; a hefyd, pe bai newidiadau sylweddol, y byddai'r adroddiad yn dod gerbron y Pwyllgor eto cyn mynd i'r Cabinet a'r Cyngor.

PENDERFYNWYD:         Yn amodol ar sylwadau a wnaed gan yr Aelodau, cytunodd y Pwyllgor ar y prosesau a’r trefniadau arfaethedig ar gyfer hunanasesiad corfforaethol 2022/23.

Pwrpas yr adroddiad hwn oedd rhoi diweddariad i'r Pwyllgor ar y broses bresennol, a chyflwyno cynnig ynghylch y ffordd y caiff yr holl gwynion corfforaethol eu monitro, eu cofnodi, a'u hadrodd yn y dyfodol.

Er na fydd yn ymarferol cynnwys holl gwynion Cam 1 a Cham 2 mewn system ganolog, mae yna ffyrdd i wella’r modd yr adroddir am gwynion wrth y Pwyllgor yn flynyddol, er mwyn sicrhau eu bod yn gwbl weladwy ar draws y sefydliad. Cynigir y bydd pob Cyfarwyddiaeth yn rhoi ei data Cam 1 a Cham 2 i’r tîm canolog er mwyn ei gwneud yn bosibl coladu hyn gyda’r data sydd eisoes yn cael ei gadw’n ganolog a’i gynnwys yn yr adroddiad diweddaru blynyddol i’r Pwyllgor.

Gan nodi faint o waith a wnaed i ystyried y pwnc hwn, tynnodd Aelod sylw at dri mater:

1. Sut mae'r Cyngor yn ystyried achosion sy'n mynd ymlaen at yr Ombwdsmon;
2. Sut mae'r Cyngor yn delio â chwynion camdriniol, cyson neu flinderus; ac
3. Y byddai’n ddefnyddiol cael rhagor o wybodaeth am y lleoedd y daw problemau ohonynt, o ran wardiau etholiadol.

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid fod angen cynnwys cwynion sy'n mynd ymlaen at yr Ombwdsmon yn y data. Roedd yn hanfodol bod y Cyngor yn deg ac wedi gwneud pob ymdrech i fynd i'r afael â chwyn cyn cymryd camau i'w dosbarthu fel un flinderus. Cydnabu y gallai fod yn ddefnyddiol cael mwy o wybodaeth am leoliad yr achwynydd er enghraifft, i gyfoethogi'r set ddata.

Nododd Aelod y gallai fod llawer i’w ddysgu am ymdrin â chwynion oddi wrth awdurdodau lleol eraill neu’r sector preifat.

Tynnodd Aelod arall sylw at y ffaith fod cymdeithas yn edrych ar g?yn fel rhywbeth negyddol, ond y gellid ei hystyried mewn ffordd gadarnhaol hefyd. Roedd yn meddwl tybed a oedd gan y Cyngor ffordd o dynnu pethau cadarnhaol a gwelliannau gwasanaeth o g?yn.

Roedd y Prif Swyddog – Cyllid, Perfformiad a Newid yn meddwl bod hwn yn bwynt allweddol. Cydnabu mai holl ddiben delio â chwynion yw gwneud yn si?r bod pobl yn fodlon ar y canlyniad, ond hefyd bod y sefydliad yn dysgu o ganlyniad iddo. Os oes rhywbeth sydd heb ei wneud yn dda, neu os oes syniad yn dod ymlaen a allai wella pethau, yna mae angen i'r Cyngor ddysgu oddi wrth hynny.

Gwnaeth y Cadeirydd rai sylwadau i gloi'r eitem hon ar yr agenda: yn gyntaf, bod cwyn yn gyfle i wella'r modd y darperir gwasanaethau; ac yn ail, y gallai fod problem o dan-adrodd cwynion, yn enwedig mewn perthynas â'r rhai a dderbynnir gan Gynghorwyr. Credai fod hwn yn fater yr oedd angen edrych arno, er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu bwydo i mewn i'r broses gorfforaethol.

Nododd y byddai'r Pwyllgor yn derbyn adroddiad ddwywaith y flwyddyn ar gwynion a'i fod yn gobeithio y byddent yn trafod canlyniadau arfer da.

Mewn ymateb i'r broblem o dan-adrodd, a chwynion a wnaed i Gynghorwyr yn benodol, nododd Aelod y gellid dadansoddi mewnbynnau yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 81.

Cyflwynodd Dirprwy Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol (GAMRh) yr adroddiad a dywedodd mai ei bwrpas oedd rhoi’r Strategaeth Archwilio Mewnol Flynyddol a’r Cynllun Seiliedig ar Risg ar gyfer 2023-24 i Aelodau’r Pwyllgor i’w cymeradwyo.

Gofynnodd Aelod Lleyg a oedd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid yn hapus gyda'r cynllun. Atebodd hithau drwy nodi bod y ddau gynrychiolydd o GAMRh wedi mynychu dau gyfarfod o’r Bwrdd Rheoli Corfforaethol (BRhC) pan oeddent yn rhoi’r cynllun at ei gilydd a’u bod wedi dod eto’n ddiweddar i wirio mai’r meysydd sydd wedi cael eu cynllunio ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol yw’r meysydd risg allweddol. O'r herwydd, mae'r BRhC yn fodlon ar y cynllun fel y mae. Caiff cyfarfodydd rheolaidd pellach eu cynnal ac os bydd angen newid y cynllun, yna caiff gwaith ei ailgyfeirio i'r meysydd risg hynny sy’n flaenoriaeth.

Tynnodd Aelod Lleyg arall sylw at y tri deg pedwar o archwiliadau ynghyd â barn a gofynnodd a oedd hynny'n cynnwys y swm a gariwyd drosodd o'r llynedd. Cadarnhaodd Dirprwy Bennaeth GAMRh eu bod wedi eu cynnwys yn y tri deg pedwar.

Ychwanegodd, er ei fod yn deall yr angen i fod yn hyblyg, y byddai’n ddefnyddiol gweld cynllun manylach, yn tynnu sylw at faterion megis pryd y caiff gwaith ei wneud a sawl diwrnod o adnoddau’r tîm sy’n cael eu dyrannu i rai eitemau llinell.

Mewn ymateb i hyn, dywedodd Pennaeth GAMRh mai’r cam nesaf yn natblygiad y cynllun, unwaith y byddai wedi cael ei gymeradwyo gan y Pwyllgor, fyddai ymgysylltu â Chyfarwyddiaethau ynghylch y gofynion ar gyfer pob darn o waith. Unwaith y byddai'r cam hwnnw wedi ei gwblhau byddai'n bosibl rhoi syniad llawer cliriach i'r Aelodau o'r materion y tynnodd yr Aelod Lleyg sylw atynt.

Ychwanegodd Pennaeth GAMRh y byddai'r Pwyllgor yn derbyn diweddariadau rheolaidd ynghylch y cynnydd yn erbyn y cynllun archwilio. Byddai hynny'n digwydd bob chwarter a byddai diweddariad ar gynnydd ar bob llinell pob swydd a archebwyd. O ran nifer y diwrnodau a neilltuwyd fesul archwiliad, gwelai hynny fel mater gweithredol a'r mater allweddol oedd sicrhau bod amcanion yn cael eu cyflawni a gwneud yn si?r bod y rheolaethau allweddol wedi eu cynnwys yn y maes adolygu penodol hwnnw. Câi'r materion hynny eu trafod yn fanylach gyda'r rheolwr perthnasol pan fyddai cwmpas swydd archwilio benodol wedi cael ei benderfynu.

Daeth y Cadeirydd â'r eitem hon i ben drwy ganmol y tîm am gynhyrchu cynllun gwaith realistig ar gyfer y flwyddyn. Nododd, gan gyfeirio at rannau o’r adroddiad nesaf, y bu ymrwymiad i gynnal chwe deg un o archwiliadau y llynedd a bod un ar ddeg heb gael eu cynnal. Eleni, byddai tri deg pedwar o archwiliadau gyda barn a thri ar ddeg heb ddim. Nododd ei fod yn falch o hynny oherwydd ei fod yn bryderus o'r blaen bod tuedd i or-ymrwymo a than-ddarparu, ac y gallai hynny fod yn ddigalon i’r tîm. Credai fod yr adroddiad bellach yn adlewyrchu gallu'r tîm yn eithaf clir ac yn rhoi rhywfaint o hyblygrwydd pe bai unrhyw  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 82.

Cyflwynwyd yr adroddiad hwn gan Bennaeth GAMRh a’i bwrpas oedd rhoi Barn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar amgylchedd rheoli’r Cyngor mewn perthynas â llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol a hysbysu’r Pwyllgor am waith a pherfformiad Archwilio Mewnol am Flwyddyn Ariannol 2022-23.

O’r gwaith a wnaed yn ystod blwyddyn ariannol 2022-23 ac o ystyried ffynonellau eraill o sicrwydd, barn flynyddol Pennaeth Archwilio Mewnol yngl?n â digonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth y Cyngor ar gyfer 2022-23 yw sicrwydd rhesymol.

Dangosai Tabl 2 yr adroddiad fod un adolygiad archwilio wedi canfod materion rheoli oedd yn golygu mai dim ond sicrwydd cyfyngedig y gellid ei roi. Roedd hyn yn ymwneud ag Ysgol Gynradd Abercerdin, a chaiff y rhesymau eu trafod yn yr adroddiad.

Tynnodd Aelod sylw at y rhan o’r adroddiad ar argymhellion, ac un yn benodol lle, ar ôl derbyn y risg a nodwyd, nad oedd yr argymhelliad wedi cael ei dderbyn. Mewn ymateb i’r drafodaeth ar y mater hwn, cytunwyd y byddai Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid yn gweithio gyda Phennaeth GAMRh ar broses uwchgyfeirio’r Cyngor o dan yr amgylchiadau hyn, gan gynnwys y posibilrwydd o gyfeirio materion penodol i’r Pwyllgor.

Mewn ymateb i drafodaeth ynghylch hyfforddiant y tîm archwilio rhanbarthol, awgrymodd y Cadeirydd y gallai fod yn ddefnyddiol cael rhai ystadegau ar yr hyn a gyflawnwyd. Ychwanegodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid fod yna fodiwlau oedd yn berthnasol i waith y Pwyllgor, ac y gallai fod yn ddefnyddiol derbyn gwybodaeth amdanynt i werthuso unrhyw risgiau a allai godi o hyfforddiant.

Tynnodd Aelod arall sylw at fater gwaith adweithiol neu atgyfeiriadau a’r effaith y mae’n ei gael ar waith a gynlluniwyd. Dywedodd y cynrychiolwyr o GAMRh eu bod yn adeiladu elfen o amser i mewn i’r cynllun archwilio ar gyfer atgyfeiriadau felly, a'u bod yn barod i ddiwygio neu ailystyried cwmpas y gwaith a gynlluniwyd i wneud amser i waith o'r fath. Dylid nodi mai dim ond dau ddarn penodol o waith a ddaeth o dan y pennawd hwnnw y llynedd.

Gofynnodd Aelod Lleyg am nifer y dyddiau rhwng cyhoeddi adroddiadau drafft a’r adroddiadau terfynol. Mae’r adroddiad yn nodi iddi gymryd 32.5 diwrnod, ac roedd arno eisiau gwybod ai diwrnodau calendr ynteu diwrnodau gwaith oedd y rheiny. Eglurodd Dirprwy Bennaeth GAMRh mai dyddiau calendr oeddent ond eu bod yn mynd i newid hynny i ddiwrnodau gwaith yn y dyfodol.

Daeth y Cadeirydd â’r eitem hon i ben drwy drafod dau fater:

1. Ysgol Gynradd Abercerdin. Gofynnodd am i'r adolygiad dilynol arfaethedig gael ei gynnal cyn gynted â phosibl, gyda'r bwriad i'r Pwyllgor dderbyn yr adroddiad ym mis Medi. Dywedodd, pe bai’r canlyniad yr un fath, ei bod yn ddyletswydd ar y Pwyllgor, o ystyried y pryderon difrifol, i alw'r ysgol i mewn gan na all y sefyllfa barhau.
2. Argymhellion a Dyddiadau Targed heb eu penderfynu. Nododd fod 16 o argymhellion heb eu gweithredu a 66 o ddyddiadau targed yn y dyfodol ac y byddai'n ddefnyddiol gwybod, yn ddelfrydol ar gyfer y cyfarfod nesaf,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 83.

Pwrpas yr adroddiad oedd rhoi'r Flaenraglen Waith wedi ei diweddaru i'r Aelodau ar gyfer 2023-24.

Nododd Dirprwy Bennaeth Cyllid y câi’r Cod Llywodraethu Corfforaethol ei ychwanegu at agenda cyfarfod mis Medi, ac y câi’r Adroddiad Twyll Corfforaethol a’r Datganiad Cyfrifon Drafft (heb eu harchwilio) eu hychwanegu at yr agenda ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf. Nodwyd bod Brîff Datblygu Aelodau ar y Datganiad Cyfrifon wedi cael ei drefnu ar gyfer y 13^eg o Orffennaf. Nodwyd hefyd y câi mater cwynion ei ychwanegu at yr agenda ar gyfer cyfarfod mis Tachwedd.

Dywedodd y Cadeirydd, o ystyried hyd rhai agendâu, efallai y byddai angen rhannu'r cyfarfod yn ddau, neu y dylid trafod trefnu cyfarfod arbennig i ymdrin â rhai materion.

Holodd Aelod yngl?n â phlymio’n ddyfnach i rai materion. Atebodd y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid drwy nodi mai'r hyn a gytunwyd oedd y gellid plymio'n ddyfnach i feysydd risg a ganfuwyd mewn cyfarfodydd lle roedd yr Asesiad Risg Corfforaethol ar yr agenda.

Gofynnodd Aelod arall a fyddai’n bosibl cynnal adolygiad o’r Rhaglen Gyfalaf, nid ei chynnwys ond y materion llywodraethu o’i chwmpas. 

Yn benodol, pwysleisiodd y mater o ragweld, oherwydd y bu rhai prosiectau proffil uchel gyda chynnydd munud olaf hwyr iawn. Pwysleisiodd fod ganddo bryderon y gallai awdurdod dirprwyedig glymu dwylo'r Cyngor. Roedd yn chwilio am sicrwydd bod gennym ddull cyson a chadarn o nodi prosiectau cyfalaf, eu rhagweld, a deall y risg. Roedd ei broblem yn ymwneud â chywirdeb ac amseroldeb y rhagolygon a sut roedd hynny'n dylanwadu ar y rhaglen gyfalaf.

Atebodd y Prif Swyddog – Cyllid, Perfformiad a Newid drwy nodi nad oedd yn gwybod a oedd Archwilio Cymru yn mynd i wneud gwaith yn y maes hwn ond ei bod yn meddwl tybed a allai GAMRh edrych arno yn gyntaf ac adrodd am eu canfyddiadau wrth y Pwyllgor. Gellid plymio’n ddyfnach wedyn pan fyddai’r materion yn hysbys.

Gyda chytundeb yr Aelodau, nododd y byddai’n siarad â chynrychiolwyr GAMRh ynghylch llunio brîff prosiect i symud ymlaen gyda hyn.

PENDERFYNWYD:         Yn amodol ar y newidiadau a gynigiwyd yn y cyfarfod, fe wnaeth y Pwyllgor ystyried a chymeradwyo'r Flaenraglen Waith wedi ei diweddaru ar gyfer 2023-24.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Nododd y Cadeirydd y câi Adroddiad Blynyddol ei baratoi ar waith y Pwyllgor.