Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

A Bagley

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 26/07/23.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo Cofnodion cyfarfod 26 Gorffennaf 2023 fel cofnod gwir a chywir.

Cyflwynodd Uwch Swyddog y Gwasanaethau Democrataidd – Pwyllgorau - yr adroddiad hwn, a’i ddiben oedd rhoi diweddariad i'r Aelodau am Gofnod Gweithredu'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Mewn ymateb i nifer o ddiweddariadau ar gamau gweithredu o’r cyfarfod diwethaf a roddwyd gan y Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid cyn y cyfarfod, nododd aelod na welai ef unrhyw ddiben defnyddiol mewn mynd ar ôl talu’r Fenter Cyllid Preifat gysylltiedig ag Ysgol Gyfun Maesteg yn ôl yn gynnar.

PENDERFYNWYD:

Nododd y Pwyllgor y Cofnod Gweithredu a rhoddodd sylwadau ar hyn, fel oedd yn briodol.

Cyflwynwyd yr adroddiad hwn gan Reolwr Archwilio o Archwilio Cymru(AC).

Nododd nad oedd cydweithwyr archwilio perfformiad wedi gallu ymuno â'r cyfarfod. Roeddent wedi rhoi nodiadau iddi, a byddai'n ceisio ateb cwestiynau. Pe bai angen, efallai y byddai’n rhaid iddi gyfeirio'n ôl at gydweithwyr i roi atebion i gwestiynau penodol gan yr Aelodau.

Dywedodd mai diweddariad chwarterol o 30 Mehefin oedd yr adroddiad atodedig ac y câi diweddariad mis Medi ei gyhoeddi'n fuan.

O ran y gwaith archwilio ariannol, roedd archwiliad o ddatganiad cyfrifon y Cyngor yn mynd rhagddo a’r gobaith oedd y byddai wedi ei gwblhau erbyn diwedd Ionawr.

O ran ffurflenni grant, mae'r rhain yn barhaus ac nid ydynt wedi cael eu cwblhau. Nodwyd gwallau, gan gynnwys Trethi Annomestig (NDR) a phensiwn athrawon. Roedd y gwaith hwnnw’n mynd yn ei flaen ac nid oedd wedi ei gwblhau, a byddai’r gwaith budd-dal tai yn dilyn. Nid oedd hi’n meddwl eu bod yn mynd i gwrdd â dyddiad cau arferol yr Adran Gwaith a Phensiynau, ac mae AC yn gohebu â hwy’n ganolog i roi gwybod iddynt am hynny, felly ni ddylai fod unrhyw fath o oblygiadau o ran atal cymhorthdal.

Gyda golwg ar archwiliadau perfformiad, nododd, o ran gwaith rheoli’r rhaglen gyfalaf, eu bod wedi gwneud y gwaith hwn mewn un awdurdod lleol ond eu bod bellach wedi penderfynu peidio â gwneud hyn fel rhan o'u gwaith eleni. Byddent yn ei ohirio tan y flwyddyn nesaf neu'r flwyddyn wedyn.

O ran gwybodaeth perfformiad, roeddent wedi gorffen gwaith ar hyn ac wedi cyflwyno'r adroddiad terfynol i'r Cyngor yn ddiweddar. Ymgymerwyd â’r darn hwn o waith ym mhob awdurdod lleol, felly câi adroddiad cryno cenedlaethol ei gyhoeddi.

Gyda golwg ar y gwaith ar gyfer 2023-24, bwriad Archwilio Cymru oedd cynnal dau adolygiad thematig. Byddai’r rhain yn cynnwys pob awdurdod lleol, felly byddai’n bosibl meincnodi perfformiad. Roedd y gwaith hwn yn cael ei gwmpasu ac ni chadarnhawyd yr amserlenni. Roeddent hefyd yn cwmpasu darn lleol o waith.

Mewn perthynas â gwaith astudiaethau llywodraeth leol, cyhoeddwyd adroddiad ganddynt yn ddiweddar: ‘Craciau yn y Sylfeini’ – Diogelwch Adeiladau yng Nghymru.

O ran y Cyd-Bwyllgorau Corfforaethol, roeddynt wedi anfon llythyrau ar wahân at bob un ohonynt, a châi adroddiad cryno ei gyhoeddi ym mis Hydref.

Nododd yr aelodau a thynasant sylw at nifer o faterion mewn ymateb i’r adroddiad:

• Amseroldeb ac argaeledd adroddiadau ac a fyddai modd eu darparu i aelodau wrth iddynt gael eu cyhoeddi fel na fyddai rhaid disgwyl iddynt gael eu cyflwyno yn y cyfarfod pwyllgor nesaf fyddai ar gael.
• Yn benodol, o ystyried mater diogelwch adeiladau yn ymwneud â Marchnad y Rhiw, byddai adroddiad AC wedi bod yn hynod ddefnyddiol. Tynnodd y Cadeirydd sylw pellach at hyn drwy ofyn a oedd y mater o Goncrit Awyredig Awtoclaf Atgyfnerthedig (RAAC) wedi cael ei godi yn yr adroddiad ar ddiogelwch adeiladau. Credai y byddai'n ddefnyddiol cael diweddariad yng nghyfarfod mis Tachwedd ar sut y mae AC yn mynd i'r afael â'r mater hwn.
• Mater twristiaeth yn y sir. Dywedodd cynrychiolydd AC y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 103.

Pwrpas yr adroddiad oedd cyflwyno Cod Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor i’w gymeradwyo, fel yn Atodiad A.

Cododd a thrafododd yr aelodau faterion megis ap Mod.Gov a phryd y byddai’n cael ei gyflwyno’n llawn, mater bod yn agored a’r defnydd o gronfeydd wrth gefn a chynlluniau wrth gefn, ansawdd data, a’r angen i fod yn fwy eglur yn y ddogfen ynghylch argyfwng yr hinsawdd a'r strategaeth sero net.

Cododd aelod lleyg fater a oedd a) y ddogfen atodedig yn ddrafft cyntaf ac os nad oedd, yna byddai'n ddefnyddiol cynnwys datganiad o newidiadau pan gâi ei hadolygu; b) byddai'r Cod yn destun canllawiau pa mor aml y ceid newid [nodwyd bod y ddogfen yn destun adolygiad blynyddol]; ac c) gellid aralleirio’r cyfeiriad ar dudalen 66 at ‘reolaeth gyhoeddus gref’ i ‘reolaeth ariannol gyhoeddus gref’.

Nododd y Cadeirydd y gellid gwneud rhai mân newidiadau i'r ddogfen, yn enwedig o ran sero net a data.

PENDERFYNWYD:

Bu’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ystyried Cod Ymarfer Corfforaethol y Cyngor ac, yn amodol ar rai newidiadau bychain, cafodd ei gymeradwyo.

Pwrpas yr adroddiad oedd cyflwyno'r Polisi Buddsoddi Moesegol yn Atodiad A, i'w ystyried. Cynigiwyd y byddai'r Polisi Buddsoddi Moesegol yn cael ei ymgorffori yn Strategaeth Rheoli'r Trysorlys 2024-25, a gâi ei chyflwyno i'r Cyngor i'w chymeradwyo ym mis Chwefror/Mawrth 2024.

Croesawodd Aelod y ddogfen gan nodi ei bod yn dangos gymaint o wahaniaeth cadarnhaol y gellid ei wneud pan fyddai cynghorwyr yn dod at ei gilydd, gan lunio polisïau a chydweithio â swyddogion er lles yr awdurdod hwn. Gofynnodd a fyddai'n ddogfen fyw ac fe'i sicrhawyd mai dyna oedd y sefyllfa.

Diolchodd a llongyfarchodd Aelod arall y tîm a ddrafftiodd y ddogfen. Roedd o’r farn bod sero net wedi cael ei drin mewn ffordd gytbwys: nid oedd yn diystyru ffactorau eraill ond roedd yn rhan o ddull gweithredu’r Cyngor.

Croesawodd Aelod arall y ffaith na chafodd rhai categorïau o fuddsoddiad eu heithrio o’r polisi.   

PENDERFYNWYD:

Rhoddodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ystyriaeth i'r Polisi Buddsoddi Moesegol a chytunwyd i'w gynnwys yn Strategaethau Rheoli'r Trysorlys yn y dyfodol.

Pwrpas yr adroddiad hwn oedd rhoi datganiad sefyllfa i Aelodau'r Pwyllgor ar y cynnydd a wnaed yn erbyn y gwaith archwilio oedd wedi ei gynnwys ac a gymeradwywyd yng Nghynllun Seiliedig ar Risg Archwilio Mewnol 2023-24.

Gofynnodd Aelod i ragor o'r wybodaeth gael ei chyflwyno yn ffurf graff, a fyddai'n cael ei ystyried wrth i ddata mwy cronnus gael ei gyflwyno. 

Tynnodd y Cadeirydd sylw at adran 3.6 o'r adroddiad ar gerbydau ysgol. Nododd fod yr archwiliad, a oedd yn cynnwys 7 ysgol, wedi canfod nad oedd pwysau'r cerbyd yn hysbys mewn un achos ac felly na ellid gwirio cydymffurfiaeth â'r canllawiau. Yn ogystal, methodd rhai o'r ysgolion ag adolygu trwyddedau gyrru staff yn rheolaidd i sicrhau dilysrwydd ac roedd rhai cerbydau wedi cael eu gyrru gan staff nad oedd y categori cerbyd cywir ganddynt ar eu trwydded yrru, neu roedd y drwydded wedi dyddio a hynny’n gwneud yr yswiriant yn annilys. Roedd yn meddwl bod hwn yn fater o bryder difrifol ac y gallai beri i’r awdurdod fod yn agored i hawliad enfawr pe bai unrhyw un o'r materion hyn yn codi pe digwyddai damwain.

Awgrymodd aros am yr adroddiad terfynol cyn penderfynu pa gamau y dylai'r Pwyllgor eu cymryd.

Diolchodd Aelod i'r Cadeirydd am godi'r mater hwn a gofynnodd a oedd hyn yn ymwneud ag ysgolion, awdurdodau lleol, a gwasanaethau wedi eu contractio.

Atebodd y Cadeirydd drwy nodi y dylai’r awdurdod, fel rhan o’u cyfrifoldeb cytundebol, fod yn gwirio’r bysiau a sicrhau eu bod yn addas i’r diben: dylai fod ganddynt yr MOTs perthnasol, eu bod yn cael eu gyrru gan y bobl gywir, a bod ganddynt y nifer cywir o hebryngwyr pe bai eu hangen.

Eglurodd y Cadeirydd, unwaith y byddai'r adroddiad llawn wedi cael ei ddosbarthu i'r Cyfarwyddwr a'r ysgolion, a bod y cynllun gweithredu wedi cael ei gytuno, yna os oedd y Pwyllgor yn fodlon bod y problemau wedi derbyn sylw, felly y byddai. Fodd bynnag, roedd yn bosibl bod darn o waith yr oedd angen i'r Cyfarwyddwr Addysg ei wneud mewn perthynas â phob ysgol er mwyn tawelu meddwl yr Aelodau ynghylch statws eu cerbydau a'u gyrwyr.

PENDERFYNWYD:

Bod Aelodau'r Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad a'r cynnydd a wnaed yn erbyn Cynllun Seiliedig ar Risg Archwilio Mewnol 2023-24.

Pwrpas yr adroddiad hwn oedd rhoi datganiad sefyllfa i'r Aelodau yngl?n ag argymhellion archwilio mewnol a wnaed er mwyn nodi'r rhai oedd wedi cael eu gweithredu a'r rhai oedd yn weddill.

Gofynnodd Aelod beth oedd y canlyniadau am gamau gweithredu hwyr.

Mewn ymateb, nododd Pennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol (RIAS) o ran y canlyniadau, yr adroddid am gamau gweithredu hwyr wrth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ogystal â'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol (CMB), ac felly yr adroddid amdanynt ar lefel y Cyfarwyddwyr. Pe bai'r Pwyllgor yn dymuno, gellid galw Cyfarwyddwyr neu Benaethiaid Gwasanaeth i gyfrif am eu gweithredoedd, yn enwedig lle mae risg i'r awdurdod os na chaiff argymhelliad ei weithredu.

Cynigiodd y Cadeirydd fod y camau gweithredu hwyr yn cael eu cyfeirio at y CMB fel mater o frys a bod pob cyfarwyddwr yn cael ei ddal yn atebol am y camau gweithredu oedd heb eu cyflawni. Nododd fod rhai camau gweithredu yn dal heb eu cymryd ers 2021.

Gofynnodd am adroddiad yn ôl i gyfarfod mis Tachwedd o’r Pwyllgor, ac os oedd yna faterion mawr na allent roi cyfrif amdanynt, yna cynigiodd y dylent gael eu galw i mewn i’w holi gan yr Aelodau maes o law.

PENDERFYNWYD:

Nododd Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gynnwys yr adroddiad ac ystyried y wybodaeth a ddarparwyd mewn perthynas â statws yr argymhellion blaenoriaeth uchel a chanolig a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol.

Cytunodd Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio y dylid cyfeirio Atodiad B at y Bwrdd Rheoli Corfforaethol fel mater o frys a bod adroddiad am y canlyniad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Tachwedd o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Pwrpas yr adroddiad oedd darparu Asesiad Cymheiriaid Allanol Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus o RIAS i'r Aelodau.

Roedd 305 o linellau arfer gorau o fewn y PSIAS; mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol ar hyn o bryd yn cydymffurfio â 305 o'r gofynion, heb unrhyw feysydd cydymffurfio rhannol neu ddiffyg cydymffurfio.

Llongyfarchodd y Cadeirydd RIAS ar eu perfformiad.

PENDERFYNWYD:

Nododd Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Asesiad Cymheiriaid Allanol Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus o'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol yn Atodiad A a chydnabod a chadarnhau ei fod yn cydymffurfio'n llawn â'r Safonau hynny.

Cyflwynwyd yr adroddiad hwn gan Bennaeth RIAS.

Mae'n ofynnol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gymeradwyo Adroddiad Blynyddol i'w gyflwyno i'r Cyngor.

Dangosai’r adroddiad sut roedd y Pwyllgor wedi cyflawni ei gylch gorchwyl yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor fel y’i nodir ym Mesur Llywodraeth Leol 2011 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.

Cyflawnodd y Pwyllgor hyn drwy ganolbwyntio ar ei gyfrifoldebau craidd yn ystod 2022-23.

Dangosai canlyniad proses hunanasesu 2022-23, fel mewn blynyddoedd blaenorol, fod gan y Cyngor drefniadau cadarn ar waith o ran ei Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a nodwyd bod lefel gwybodaeth a phrofiad yr aelodau yn dda neu'n foddhaol.

Nododd aelod nad ymddangosai fod unrhyw welliannau cryf yn cael eu hargymell fel rhan o'r adroddiad a gofynnodd tybed a ellid cael adran yn ymwneud â sut y gallai Aelodau wneud yn well y flwyddyn nesaf.

Cynigiodd y Cadeirydd fod yr aelodau'n cytuno â'r adroddiad mewn egwyddor, yn amodol ar unrhyw aelod o'r pwyllgor oedd yn dymuno gwneud sylwadau oedd ganddo ar yr adroddiad drafft o fewn 21 diwrnod. Câi'r drafft terfynol ei gyflwyno i'r pwyllgor yn ei gyfarfod nesaf ar 9 Tachwedd.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyodd yr Aelodau Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio mewn egwyddor, yn amodol ar anfon sylwadau at Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol (RIAS) o fewn 21 diwrnod. Caiff fersiwn derfynol ei chyflwyno i gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Tachwedd.

Cyflwynwyd yr adroddiad hwn gan y Dirprwy Bennaeth Cyllid.

Yn ogystal â'r adroddiadau y manylir arnynt yn Atodiad A, gwnaed nifer o benderfyniadau yn ystod y cyfarfod a gâi eu cynnwys yn y Flaenraglen Waith.

O ran y cyfarfod nesaf ym mis Tachwedd, amlinellwyd  eitemau arfaethedig yr agenda ym mharagraff 3.2 yr adroddiad. Gofynnwyd i'r aelodau nodi yr ychwanegid yr adroddiad ar Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl, a oedd i fod i ddod i gyfarfod mis Medi, at agenda'r cyfarfod nesaf.

Yn ogystal, câi drafft terfynol Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor ei ychwanegu at yr agenda.  

Roedd yn bosibl y byddai angen canslo'r cyfarfod arbennig a drefnwyd ar gyfer mis Rhagfyr i lofnodi datganiad y cyfrifon.

Gofynnodd y Cadeirydd am gyflwyniad posibl gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a chadarnhawyd eu bod yn fodlon dod i roi briff cyffredinol a fyddai'n cynnwys y materion a drafodwyd yn y cyfarfod diwethaf. Teimlwyd y dylai'r briff fod yn agored i bob Aelod.

Cododd aelod fater ynghylch amlder dau adroddiad, nad oedd amlder yn eu herbyn.

Mewn ymateb, awgrymodd y Dirprwy Bennaeth Cyllid y gellid eu hadolygu a'u dwyn yn ôl i'r Pwyllgor yn flynyddol.

Gofynnodd aelod arall, gan adeiladu ar y trafodaethau cynharach am ddiogelwch adeiladau a fflyd, a oedd y pwyllgor yn hyderus bod materion iechyd a diogelwch yn cael sylw digonol yn eu gwaith. Atebodd y Cadeirydd drwy nodi bod gan y Pwyllgor rôl benodol iawn ac y dylai rhai o'r materion a godwyd gael eu codi gan bwyllgor craffu. Gofynnodd a allai'r Prif Swyddog Cyllid, Perfformiad a Newid ystyried y materion a godwyd.

PENDERFYNWYD:

Bu’r Pwyllgor yn ystyried y Flaenraglen Waith wedi ei diweddaru ar gyfer 2023-24, a chymeradwywyd hi yn amodol ar dai diwygiadau i gymryd penderfyniadau a wnaed yn y cyfarfod i ystyriaeth.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Dim