Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 28/01/2022

PENDERFYNWYD: Cymeradwyo bod cofnodion cyfarfod 28/01/22 yn gywir yn amodol ar newid y canlynol:

"Cwestiynai'r Aelod Lleyg a oedd y rhestr o brosiectau yn y rhaglen Trawsnewid Digidol ychydig yn brin yn nhermau newid diwylliannol a choleddu a gwella'r diwylliant." I'r canlynol:

“Gofynnodd yr Aelod Lleyg a oedd newid diwylliannol wedi'i gynnwys yn y rhaglen Trawsnewid Digidol yn unol ag argymhellion Archwilio Cymru, gan fod y "rhaglen Trawsnewid Digidol a dderbyniwyd ychydig yn brin o fanylion."

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i'r aelodau am Gofnod Gweithredu'r Pwyllgor Archwilio, a oedd ynghlwm wrth yr adroddiad.

Gwnaeth y Cadeirydd sylwadau ar y camau a gymerwyd o 9 Medi 2021 ynghylch cwynion. Gofynnodd y pwyllgor am ddiweddariad ynghylch y 10 achos a oedd wedi'u rhestru'n weddill, ond nid oedd yr adroddiad a oedd ar ddod y trafod hynny.

Esboniodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod y ddogfen hon yn cynnwys gwall teipio yn Atodiad 3, ac y byddai'r tabl ac ynddo'r ffigurau cywir yn cael ei anfon at yr holl Aelodau yn dilyn y cyfarfod.

Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad ynghylch aelodau lleyg.

Yn dilyn Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau 2021, dywedodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod yn rhaid i draean o aelodaeth y pwyllgor fod yn Aelodau Lleyg. Roedd yr hysbysebion ar gyfer y swyddi hyn wedi'u cyhoeddi a'r broses recriwtio wedi'i chwblhau'n ddiweddar, ac roedd pedwar Aelod Lleyg wedi'u penodi. Mae gan yr Aelodau Lleyg ystod o brofiadau gan gynnwys Llywodraeth Leol, profiad o sector cyhoeddus arall, profiad archwilio ac ym maes bancio,

PENDERFYNWYD:  Bod y Pwyllgor yn nodi’r Cofnod Gweithredu ac yn rhoi sylwadau arno, fel bo'n briodol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y gwaith sy'n cael ei wneud i adolygu proses Pryderon a Chwynion yr Awdurdod.

Ar ôl i'r Pwyllgor dderbyn adroddiad ar yr uchod, dywedodd fod adborth y Pwyllgor yn awgrymu yr hoffai i'r Awdurdod fabwysiadu dull mwy cyfannol o edrych ar gwynion, ac archwilio a oedd opsiynau digidol ar gyfer rheoli cwynion.

Sefydlodd y Pwyllgor weithgor, a oedd yn cynnwys y Cynghorydd Lyn Walters, y Cynghorydd Cheryl Green a'r Cynghorydd Amanda Williams. Cynhaliodd y gweithgor ymchwil a siarad ag awdurdodau lleol eraill.

Dywedodd fod y gweithgor o aelodau etholedig wedi cwrdd â'r Prif Swyddog - Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio, Polisi AD a Chorfforaethol, ar 26 Ionawr 2022, i adrodd yn ôl ar eu canfyddiadau a'u safbwyntiau. Yn fuan wedyn cafodd y canfyddiadau hyn eu cyflwyno i'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol, a chytunwyd wedyn i gyfeirio'r mater er ystyriaeth bellach gan y Bwrdd Trawsnewid Digidol.

Cyn eu cyflwyno gerbron y Bwrdd Trawsnewid Digidol, mae gwaith cychwynnol wedi cael ei wneud i archwilio'r cyfleoedd yn gysylltiedig ag ymgorffori'r cam ffurfiol cyfredol ar gyfer pryderon a chwynion o fewn y system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) a ddefnyddir gan y Gwasanaethau Cwsmeriaid i gofnodi pob pryder a chwyn anffurfiol. Roedd gwaith bellach yn mynd rhagddo i ystyried datblygu'r system fel bo modd cadw a phrosesu'r holl bryderon a chwynion o fewn y system CRM, yn hytrach na'u cofnodi ar daenlen Excel ar wahân. Y nod oedd gwella'r trefniadau adrodd presennol ar draws yr holl sefydliad. Mae copi o'r adroddiad perfformiad cwynion a ddarperir bob chwarter i Awdurdod Safonau Cwynion Cymru hefyd yn cael ei adolygu i sicrhau bod modd casglu'r data cywir o fewn y system CRM i symleiddio a gwella'r broses adrodd bresennol.

Fel rhan o waith y gweithgor, soniodd Aelod ei fod am edrych ar achosion o ganmol hefyd, gan fod y rhain yn rhan allweddol o brofiad y cwsmer. Mae'n bosibl bod rhai gwasanaethau lle ceir nifer fwy o gwynion nag eraill hefyd yn cynnwys mwy o ganmoliaeth, felly byddai cofnodi hyn hefyd yn creu darlun llawnach. Cytunai'r Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid fod hon yn agwedd bwysig ar y broses ac y byddai'n cael ei chynnwys yn y darn hwn o waith.

Gofynnodd Aelod a oedd y system yn cynnwys cwynion a wneir i ysgolion. Dywedwyd nad oedd y cwynion hynny wedi'u cynnwys, gan fod cwynion i ysgolion yn cael eu monitro ar wahân i'r cwynion a wneir yn erbyn yr Awdurdod Lleol.

Gofynnodd Aelod Lleyg a oeddem yn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth ynghylch, a hefyd beth oedd Cynghorau eraill yn ei wneud o ran cofnodi cwynion yn erbyn ysgolion. Dywedodd Y Cadeirydd ei bod wedi siarad â'r Cyfarwyddwr Corfforaethol Addysg a Chymorth i Deuluoedd y bore yma, a'i fod wedi cadarnhau mai cyfarwyddyd Llywodraeth Cymru oedd y dylai Ysgolion ymdrin â'r cwynion eu hunain.

Trafododd yr Aelodau y weithdrefn gwynion ar gyfer ysgolion, a gofynnwyd a ellid darparu gwybodaeth yng  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 306.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol adroddiad a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y gwaith a wnaed gan yr tîm Archwilio Mewnol yn gysylltiedig â chynllun Arbed, yn unol â chais y Pwyllgor hwn ar 28 Ionawr 2022.

Esboniodd fod tîm Archwilio Mewnol y Cyngor, ar gais y cyn Brif Weithredwr yn 2018, wedi cynnal adolygiad archwilio i ganfod i ba raddau y cadwyd at bolisïau a gweithdrefnau'r Cyngor, neu beidio, mewn perthynas â'r cynllun a gyllidwyd gan Arbed yng Nghaerau ar gyfer y cyfnod rhwng mis Medi 2012 hyd fis Ebrill 2013. Mynegwyd pryderon penodol gan y Prif Weithredwr ar y pryd ynghylch yr hyn a ymddangosai fel diffyg trywydd archwilio, a gofynnwyd a oedd unrhyw amgylchiadau i esbonio hyn.

Er mwyn sicrhau nad oedd unrhyw dystiolaeth fod y problemau hyn yn bodoli ar raddfa ehangach, ychwanegodd fod y tîm Archwilio Mewnol wedi cynnal adolygiad pellach o agweddau caffael a llywodraethu 10 o gynlluniau a gyllidwyd yn allanol o 2018 ymlaen. Cyflwynwyd yr adroddiad hwn gerbron y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr 2021. Rhoddwyd barn archwilio o sicrwydd rhesymol, ac ni wnaed ond pedwar mân argymhelliad. Ni nodwyd unrhyw faterion o bwys. O'r sampl a ddetholwyd ac a adolygwyd, canfuwyd nad oedd y pryderon a oedd yn codi o gynllun blaenorol a gyllidwyd gan Arbed wedi'u hailadrodd. Roedd mwy o'r cefndir wedi'i gynnwys yn adran 3 yr adroddiad.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol fod y ddogfen a gyhoeddwyd ar wefan y Cyngor ar 26 Ionawr 2022 wedi'i chynnwys yn Atodiad A, ac yn amlinellu canfyddiadau a chasgliadau'r gwaith a gyflawnwyd gan y tîm Archwilio Mewnol yn gysylltiedig â chynllun Arbed. Nodai'r adroddiad amryw o bryderon o bwys yn gysylltiedig ag agweddau ar drefniadau llywodraethu, penderfynu, caffael, monitro a rheolaeth Cynllun Arbed, ac ynghylch ymddygiad a rôl Cynghorydd fel Cyfarwyddwr Green Renewable Wales Ltd. Roedd yr adroddiad felly'n cynnwys argymhellion, ac roedd y Cyngor wedi gweithredu pob un ohonynt. Ychwanegodd fod yr adroddiad wedi cael ei rannu â'r heddlu ym mis Awst 2019, ond mai'r penderfyniad oedd nad oedd angen iddynt weithredu yn ei gylch. Yn ddiweddar, roedd uwch swyddog ymchwilio o fewn yr Uned Troseddau Economaidd wedi adolygu'r adroddiad archwilio mewnol a'r dogfennau unwaith eto, ac wedi cadarnhau ei fod yn cefnogi'r asesiad a gynhaliwyd yn 2019. Nid oes unrhyw newid wedi bod i'r amgylchiadau, ac nid oes unrhyw dystiolaeth newydd wedi dod i'r amlwg a fyddai'n effeithio ar y penderfyniad hwnnw.

Amlinellodd Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol y materion ehangach o ran llywodraethu, gwneud penderfyniadau, a chaffael ac roedd y rhain yn destun archwiliad pellach fel rhan o gynllun archwilio 2020/21. Cyfeiriai'r adroddiad hwn at y 10 cynllun a adolygwyd, a'r canfyddiadau a'r argymhellion a wnaed yn sgil y gwaith. O'r sampl a ddetholwyd ac a adolygwyd, canfuwyd nad oedd y pryderon a oedd yn codi o gynllun blaenorol a gyllidwyd gan Arbed wedi'u hailadrodd.

Roedd dogfennau ar gael i gefnogi cydymffurfiaeth â Rheolau Gweithdrefn Contractau'r Cyngor, a'r angen i gynnwys y Gwasanaeth  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 307.

Cyflwynodd y Dirprwy Bennaeth Cyllid adroddiad a ofynnai am gymeradwyaeth ar gyfer Blaenraglen Waith arfaethedig 2022-23.

Er mwyn cynorthwyo'r Pwyllgor i sicrhau ystyriaeth briodol o bob agwedd ar ei swyddogaethau craidd, dywedodd fod y Flaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer 2022-23 wedi'i chynnwys yn Atodiad A.

Gofynnwyd i'r Aelodau Pwyllgor gymeradwyo'r amserlen, a chadarnhau'r rhestr o bobl yr hoffent eu gwahodd ar gyfer pob eitem (os oedd yn briodol), a nodi a oedd angen unrhyw wybodaeth neu waith ymchwil ychwanegol.

Cyfeiriodd at yr eitemau a oedd wedi'u hamserlennu ar hyn o bryd ar gyfer y cyfarfod nesaf a oedd wedi'i drefnu ar 9 Mehefin 2022. Roedd yr eitemau wedi'u rhestru yn 4.2 yn yr adroddiad.

Eglurodd y Dirprwy Bennaeth Cyllid y gallai eitemau agenda ychwanegol gael eu cyflwyno gerbron y Pwyllgor, wrth i Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 ddod i rym, yn enwedig mewn perthynas â chyfrifoldebau newydd y Pwyllgor yn gysylltiedig â pherfformiad a hunanasesu, a byddai'r rhain yn cael eu hychwanegu at y Flaenraglen Waith yn ôl yr angen.

Dywedodd fod y Flaenraglen Waith yn hyblyg, ac y gallai'r amserlen newid pe bai'r pwyllgor yn dymuno ystyried unrhyw eitemau eraill. Roedd y dyddiadau cyfarfod cyfredol hefyd yn amodol ar gymeradwyaeth y Cyngor yn y cyfarfod blynyddol a oedd i fod i gael ei gynnal ar 18 Mai 2022.

Soniodd yr Aelod Lleyg fod 4 eitem ar yr agenda a oedd wedi'u hamserlennu ar gyfer cyfarfod y mis hwn, nad oeddent wedi cael eu hystyried. Roedd 2 o'r eitemau, sef yr adroddiad chwarterol Archwilio Mewnol a'r Asesiad Risg Twyll a oedd yn arbennig o bwysig ac a oedd bellach wedi'u cynnwys ar amserlen y misoedd nesaf. Teimlai fod hyn yn rhy hwyr, ac y dylid eu gweld cyn hynny os oedd modd.

Yn sgil cyfrifoldebau newydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ganlyniad i'r Ddeddf newydd, dywedodd y Dirprwy Bennaeth Cyllid y byddai'r Bwrdd Rheoli Corfforaethol bellach yn adolygu'r Asesiad Risg Twyll ar sail chwarterol a phe bai unrhyw fater o bwys yn codi, y byddai hynny'n cael ei fwydo i'r Asesiad Risg Corfforaethol i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Gwnaeth y Pennaeth Archwilio Mewnol Rhanbarthol sylwadau ar yr Adroddiad Archwilio Mewnol Chwarterol, a dywedodd fod y pwyllgor i fod i ystyried yr adroddiad ar ddiwedd y mis, pan oedd y cyfarfod gwreiddiol i fod i gael ei gynnal. Fodd bynnag, roedd y cyfarfod hwnnw wedi cael ei symud ymlaen i heddiw, a olygai nad oedd digon o amser i baratoi'r adroddiad i'w ystyried gan y Pwyllgor. Byddai'r adroddiad cynnydd disgwyliedig yn cael ei gynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol a fyddai'n cael ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Mehefin.

PENDERFYNWYD: Bod y Pwyllgor wedi ystyried a chymeradwyo'r Flaenraglen Waith arfaethedig ar gyfer 2022-23.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Dim