Derbyn ymddiheuriadau am absenoldeb gan Aelodau.

Ymddiheurodd y Cynghorwyr Paul Davies, Simon Griffiths, Martyn Jones, Ross Penhale-Thomas a Tim Thomas y byddai angen iddynt adael y cyfarfod yn gynnar.

Gwahoddedigion:

Ymddiheurodd y Cynghorydd Huw David, Arweinydd y Cyngor, y byddai’n rhaid iddo adael y cyfarfod yn gynnar.

Derbyn datganiadau o ddiddordeb personol a rhagfarnol (os o gwbl) gan Aelodau / Swyddogion yn unol â darpariaethau'r Cod Ymddygiad Aelodau a fabwysiadwyd gan y Cyngor o 1 Medi 2008.

Dim.

I dderbyn am gymeradwyaeth y Cofnodion cyfarfod y 21/07/2022

PENDERFYNWYD:     Bod Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar Bwnc, dyddiedig 21 Gorffennaf 2022, yn cael eu cymeradwyo fel cofnod gwir a chywir.

Gwahoddwyr:

Cynghorydd Huw David - Arweinydd y Cyngor

Cynghorydd Jane Gebbie – Dirprwy Arweinydd y Cyngor ac Aelod Cabinet - Gwasanaethau Cymdeithasol a Chymorth Cynnar

Cynghorydd Hywel Williams – Aelod Cabinet – Adnoddau

Mark Shephard - Prif Weithredwr

Kelly Watson - Prif Swyddog, Gwasanaethau Cyfreithiol a Rheoleiddio, AD a Pholisi Corfforaethol

Debra Beeke - Rheolwr Gr?p – Adnoddau Dynol a Datblygu Trefniadaethol

Paul Miles - Rheolwr Canolfan Gwasanaeth AD

John Hughes – Cynrychiolydd Undeb Llafur - UNISON

Neil Birkin - Cynrychiolydd Undeb Llafur - GMB

Stephen Maclaren - Cynrychiolydd Undeb Llafur - Unite

Cyflwynodd y Rheolwr Gr?p – Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol yr adroddiad, a’i ddiben oedd rhoi gwybodaeth i’r Pwyllgor ynghylch recriwtio a chadw gweithlu’r Cyngor.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Gr?p – Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol a bu’r Aelodau yn trafod y canlynol:

·       Beth arall ellid ei wneud i godi ymwybyddiaeth o'r heriau a wynebir gan y Cyngor o ran y gweithlu a rheoli disgwyliadau, oherwydd diffyg adnoddau i gyflawni'r ansawdd a'r safonau a ddymunir.

·       Datblygu Cynllun Gweithlu Strategol a Chynllun Cyflawni.

·       Yr amser sy’n mynd heibio rhwng gwneud cais a dechrau mewn swydd.

·       Oedi a briodolir i wiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) a thystlythyrau sy’n hanfodol ar gyfer diogelu, adnewyddu a throsglwyddadwyedd y DBS.

·       Capasiti Adnoddau Dynol (AD) a phwysigrwydd swyddogaethau’r swyddfa gefn i sicrhau bod y Cyngor yn rhedeg yn esmwyth, y model gweithredu yn AD a meincnodi blynyddol.

·       Y berthynas waith rhwng Rheolwyr Gr?p Cyfarwyddiaeth ac AD i sicrhau prosesau effeithlon. 

·       Pryder ynghylch proffil oedran gweithwyr ac a oedd gweithwyr oedd wedi ymddeol yn dychwelyd drwy asiantaethau, y posibilrwydd o raglen atgyfeirio gweithwyr ac arolygon ynghylch y broses recriwtio.

·       Y Cynllun Gwarantu Cyfweliad ar gyfer Personél y Lluoedd Arfog, ymgysylltu â chyn-filwyr a hyrwyddo’r Cyngor fel cyflogwr da, ei bolisi cyfeillgar i’r teulu, ei drefniadau pensiwn da a’i ragolygon datblygu gyrfa. 

·       Heriau recriwtio i rolau penodol gan gynnwys athrawon sy'n siarad Cymraeg ac a allai Polisi Tâl Atodol ar sail y Farchnad gynorthwyo gyda recriwtio.

·       Pwysigrwydd defnydd cyson o gyfweliadau ymadael yn yr Awdurdod a dadansoddiad ystyrlon o'r wybodaeth a gasglwyd.

·       Y trefniadau ariannu a nifer y graddedigion sy'n cael eu recriwtio drwy'r cynlluniau graddedigion a chynlluniau i ddatblygu recriwtio drwy brentisiaethau. 

·       Gweithio gydag ysgolion, colegau a phrifysgolion i ddenu pobl i ofal cymdeithasol a gyrfaoedd eraill yn y Cyngor, y gobaith o ddenu ffoaduriaid o'r Wcráin i swyddi a swyddi anodd eu llenwi megis contractau oriau cyfyngedig mewn arlwyo ysgolion.

·       Cadw, recriwtio mewnol ac allanol, cynllunio olyniaeth a datblygiad a dilyniant gyrfa.

·       Hysbysebu swyddi gwag ar wefan y Cyngor, recriwtio wedi'i dargedu a ffyrdd mwy dyfeisgar o hysbysebu.

·       Y broses ymgeisio a’r defnydd o Bolisi Tâl Atodol y Farchnad a thrafodaeth ynghylch gwerthusiad cyflog Cymru gyfan ac adolygiad o ddisgrifiadau swydd.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd unrhyw gwestiynau pellach i'r Gwahoddedigion, diolchodd i'r Gwahoddedigion am fod yn bresennol a dywedodd, os nad oedd eu hangen ar gyfer yr eitem nesaf, eu bod yn rhydd i adael y cyfarfod.

PENDERFYNWYD:        Yn dilyn ystyriaeth a thrafodaethau manwl gyda’r Swyddogion ac Aelodau’r Cabinet, gwnaeth y Pwyllgor yr Argymhellion a ganlyn:

1.     I gydnabod y gwerth y gall cyn-filwyr ei gynnig i rolau’r Cyngor a Chynllun Gwarantu Cyfweliad y Cyngor ar gyfer Cyn-filwyr sy’n bodloni’r meini prawf hanfodol ar gyfer rôl, y dylid ystyried y ffordd orau o dargedu cyn-filwyr i’w hannog i wneud cais am swyddi gwag.

2.     Cynnal adolygiad i ystyried yr amser sy’n mynd heibio rhwng ceisiadau i hysbysebion am swyddi a'r amser i'r gweithwyr newydd hynny ddechrau yn eu swyddi newydd.  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 56.

Gwahoddwyr:

Cynghorydd Huw David - Arweinydd y Cyngor

Cynghorydd Hywel Williams – Aelod Cabinet – Adnoddau

Cynghorydd Rhys Goode – Aelod Cabinet Llesiant a Chendlaethau’r Dyfodol

Mark Shephard - Prif Weithredwr

Carys Lord - Pennaeth Cyllid, Perfformiad a Newid

Alex Rawlin - Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus  

Cyflwynodd y Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus yr adroddiad, a’i ddiben oedd cyflwyno syniadau cynnar i’r Pwyllgor ar Gynllun Cyflawni’r Cynllun Corfforaethol 2023-24, gwerthuso dewisiadau ac ystyried amserlenni ar gyfer datblygu a chyhoeddi.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Polisi Corfforaethol a Materion Cyhoeddus a bu’r Aelodau yn trafod y canlynol:

·       Symud i ffwrdd oddi wrth fesurau oedd yn edrych yn ôl i fesurau sy'n gyrru trawsnewid ymlaen, data tueddiadau i ddangos cynnydd a symudiad tuag at Ganlyniadau Gwrthrychol ac Allweddol (OKRs) i fesur llwyddiant yn y dyfodol.

·       Pwysigrwydd ymagwedd gyson tuag at statws Coch, Ambr, Gwyrdd (RAG) a'r adnoddau a'r offer angenrheidiol i gefnogi'r fframwaith rheoli perfformiad.

·       Rhoi mesurau ar waith yr hoffai preswylwyr eu gweld yn cael eu defnyddio, yn seiliedig ar bethau sy’n bwysig iddynt.

·       Y ffordd orau i symud y Ffyrdd newydd o Weithio ymlaen a'r camau nesaf wrth eu mesur.

·       Pwysigrwydd mesur perfformiad mewn modd cymesur a manwl.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd unrhyw gwestiynau pellach i'r Gwahoddedigion, diolchodd i'r Gwahoddedigion am fod yn bresennol a dywedodd, os nad oedd eu hangen ar gyfer yr eitem nesaf, eu bod yn rhydd i adael y cyfarfod.

PENDERFYNWYD:        Yn dilyn ystyriaeth a thrafodaethau manwl gyda’r Swyddogion ac Aelodau’r Cabinet, gwnaeth y Pwyllgor yr Argymhellion a ganlyn:

1.     Y dylai’r cynllun:

a.     Symud i ffwrdd oddi wrth Ddangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA) sy’n edrych yn ôl ar yr hyn a ddigwyddodd ac edrych yn hytrach ar fesurau sy’n gyrru ymddygiad tuag at newid trawsffurfiannol, e.e.:

i)   Mesurau proses fusnes

ii)  Mesurau profiad y cwsmer

b.     Cael cymorth cydweithwyr TGCh i helpi i gynhyrchu rhaglen ansawdd sy’n ei gwneud yn bosibl dadansoddi’n uniongyrchol ac yn brydlon unrhyw fesurau sy’n destun pryder; a

c.     Dangos, ar draws yr holl Gyfarwyddiaethau, ddull a dealltwriaeth gyson o statws RAG.

2.     Rhoi ystyriaeth i gynnwys Canlyniadau Gwrthrychol ac Allweddol (OKR), sy’n aml yn rhoi’r cyd-destun i Ddangosyddion Perfformiad Allweddol a mesurau, a chynnwys saethau tueddiadau a all ddangos meysydd sydd wedi gwella a meysydd sydd wedi dirywio.

3.     Gan gydnabod y bwriad i’r Cynllun Cyflawni fod wedi ei ganolbwyntio ar drigolion, y Swyddogion a’r Aelodau i gadw mewn cof bod eisiau i’r mesurau a ddatblygir fod yr hyn y byddai trigolion yn eu hystyried yn bwysig iddynt hwy.

a gofynnodd y Pwyllgor:

I’r Swyddogion fapio syniadau a’r hyn y mae awdurdodau eraill yn ei wneud i fesur beth yw’r ffordd orau i yrru’r ffyrdd gorau o weithio yn eu blaen a chyflwyno hyn i’r Aelodau yn Sesiwn Datblygu’r Aelodau i’w threfnu ar gyfer diwedd Ebrill 2023.

Gwahoddwyr:

Cynghorydd Rhys Goode – Aelod Cabinet Llesiant a Chendlaethau’r Dyfodol

Carys Lord - Pennaeth Cyllid, Perfformiad a Newid

Martin Morgans – Pennaeth Gwasanaeth - Perfformiad a Gwasanaethau Partneriaeth

Lynne Berry - Rheolwr Gr?p Adfywio Tai a Chymuned

Cyflwynodd y Prif Swyddog - Cyllid, Perfformiad a Newid yr adroddiad, a'i ddiben oedd rhoi diweddariad i'r Pwyllgor am y camau a gymerwyd i symud ymlaen gyda gwelliannau i’r gwasanaeth Grant Cyfleusterau i'r Anabl (DFG) a rhoi gwybodaeth am y sefyllfa hyd yn hyn.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Prif Swyddog – Cyllid, Perfformiad a Newid a bu’r Aelodau yn trafod y canlynol:

·       Nifer y bobl sy'n aros am Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl a'r rhesymau dros yr oedi hir.

·       Y posibilrwydd o ddefnyddio sefydliadau trydydd parti, megis Gofal a Thrwsio Pen-y-bont ar Ogwr, i gynorthwyo gyda'r ôl-groniad o waith addasu a'r model gweithredu newydd gan alluogi'r Cyngor i gymryd ymreolaeth dros y broses a dechrau gwneud cynnydd. 

·       A oedd achosion yn cael eu brysbennu i flaenoriaethu’r achosion mwyaf cymhleth ymhlith y rhai mwyaf agored i niwed a’r cynllunio angenrheidiol ar gyfer addasiadau mwy.

·       Polisi’r Awdurdod ar ychwanegu at Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl, beth sy’n digwydd i addasiadau mewn tai cymdeithasol pan fydd tenant yn symud allan neu’n marw, nifer y Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl a ddyfarnwyd yn ôl deiliadaeth a bodolaeth cronfa ddata o eiddo wedi eu haddasu yn y Fwrdeistref.

·       A yw'r Awdurdod mewn perygl o achosi costau ychwanegol oherwydd asesiadau o angen a wnaed gan therapyddion galwedigaethol (OT) a'r achosion o breswylwyr angen llety arall dros dro tra roedd gwaith helaeth yn cael ei wneud yn eu cartrefi.

·       Pryderon ynghylch preswylwyr na allent gael eu rhyddhau o'r ysbyty tra'n aros am addasiadau i'r cartref ac yn achosi ôl-groniadau, gan fod yn rhaid derbyn atgyfeiriadau gan therapydd galwedigaethol a rhaid cynnal unrhyw asesiad yn y cartref i sicrhau'r addasiad priodol.

·       Pwysigrwydd cyfathrebu gwell i sicrhau bod disgwyliadau'n cael eu rheoli a datblygu taflen glir i fynd i'r afael ag ymholiadau a dryswch.

·       Cyfathrebu â’r adran gynllunio a landlordiaid cymdeithasol cofrestredig i sicrhau bod digon o eiddo hygyrch o fewn datblygiadau tai newydd.

Dywedodd y Cadeirydd nad oedd unrhyw gwestiynau pellach i'r Gwahoddedigion, diolchodd i'r Gwahoddedigion am fod yn bresennol a dywedodd eu bod yn rhydd i adael y cyfarfod.

PENDERFYNWYD:      Yn dilyn ystyriaeth a thrafodaethau manwl gyda’r Swyddogion ac Aelodau’r Cabinet, gwnaeth y Pwyllgor yr Argymhellion a ganlyn:

1.     Nododd y Pwyllgor fod taflen wybodaeth yn cael ei chydgynhyrchu gyda Therapyddion Galwedigaethol yn rhoi gwybodaeth i’r ymgeiswyr am Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl ynghylch y manylion cyswllt a’r broses, a’u bod yn argymell ystyried ffyrdd eraill y gellid gwella cyfathrebu ag ymgeiswyr; gan gofio bod angen i’r wybodaeth fod ar gael i’r holl ymgeiswyr a’i bod yn gymorth i reoli eu disgwyliadau.

2.     Sicrhau bod y wybodaeth oedd wedi ei chynnwys yn 10 uchod ar gael ar wefan y Cyngor.

a gofynnodd y Pwyllgor:

Am ddadansoddiad o nifer y Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl a ddyfarnwyd fesul deiliadaeth dros y tair blynedd ddiwethaf.

Cyflwynodd y Swyddog Craffu y Flaenraglen Waith (FWP) i'r Pwyllgor yn Atodiad A i'w thrafod a'i hystyried, gofynnodd am unrhyw wybodaeth benodol yr hoffai’r Pwyllgor ei chynnwys yn yr eitemau ar gyfer y ddau gyfarfod nesaf, gan gynnwys gwahoddedigion yr oedd arnynt eisiau iddynt fod yn bresennol, gofynnodd i’r Pwyllgor nodi unrhyw eitemau pellach i'w hystyried yn y rhaglen gan ystyried y meini prawf dethol ym mharagraff 4.3 a chyflwyno'r blaenraglenni gwaith ar gyfer Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ar Bwnc 1, 2 a 3 fel Atodiadau B, C a D ar gyfer cydgysylltu a goruchwylio'r Flaenraglen Waith yn gyffredinol.

Dywedodd hefyd fod y Daflen Weithredu Monitro Argymhellion ynghlwm fel Atodiad E i olrhain ymatebion i argymhellion y Pwyllgor a wnaed mewn cyfarfodydd blaenorol a bod y Taflenni Gweithredu Monitro Argymhellion ar gyfer pob Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ar Bwnc hefyd ynghlwm fel Atodiadau F, G a H.

Ar ôl ystyried Diweddariad y Flaenraglen Waith, dywedodd y Pwyllgor yr hoffai fonitro'r arbedion effeithlonrwydd arfaethedig yn erbyn cyllidebau dirprwyedig ysgolion, y gwersi a ddysgwyd o gyflwyno'r Cynllun Taliadau Costau Byw a thaliadau parcio ar gyfer deiliaid bathodyn glas.

Gofynnodd y Pwyllgor am i’r heriau o recriwtio athrawon Cymraeg eu hiaith i’r Fwrdeistref Sirol gael eu cynnwys yng nghwmpas yr adroddiad ar Gynllun Strategol Cymraeg mewn Addysg a’u hystyried ar gyfer eu hychwanegu at y Flaenraglen Flynyddol yn y Cyfarfod Cynllunio Craffu nesaf ar gyfer SOSC 1

Gofynnodd y Pwyllgor hefyd i gynnydd Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl gael ei adolygu gan SOSC 2 gan ganolbwyntio'n benodol ar ran y Gwasanaethau Cymdeithasol ac Iechyd yn hynny. 

Mynegodd y Pwyllgor bryderon ynghylch hyd yr amser cyn cael ymatebion i rai o'i argymhellion a dywedodd y Swyddog Craffu fod eitemau h?n wedi cael eu dilyn a Chyfarwyddwyr wedi cael eu hatgoffa bod angen darparu ymatebion amserol. 

Ni nodwyd unrhyw eitemau pellach i'w hystyried ar y Flaenraglen Waith o ystyried y meini prawf dethol ym mharagraff 4.3, a gellid edrych ar hyn eto yn y cyfarfod nesaf.

Nid oedd unrhyw geisiadau i gynnwys gwybodaeth benodol yn yr eitemau ar gyfer y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD:  Bod y Pwyllgor wedi ystyried a chymeradwyo ei

Flaenraglen Waith yn Atodiad A, yn amodol ar yr ychwanegiadau a’r ceisiadau uchod, yn nodi’r Blaenraglenni Gwaith ar gyfer y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ar Bwnc, yn dilyn eu hystyried yn eu Cyfarfodydd Pwyllgor diweddaraf yn Atodiad B, C a D, ac yn nodi’r Taflenni Gweithredu Monitro Argymhellion i olrhain ymatebion i argymhellion y Pwyllgorau a wnaed mewn cyfarfodydd blaenorol yn Atodiadau E, F, G a H.

To consider any item(s) of business in respect of which notice has been given in

accordance with Part 4 (paragraph 4) of the Council Procedure Rules and which the person presiding at the meeting is of the opinion should by reason of special circumstances be transacted at the meeting as a matter of urgency.

I ystyried unrhyw eitemau o fusnes y, oherwydd amgylchiadau arbennig y cadeirydd o'r farn y dylid eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol â Rhan 4 (pharagraff 4) o'r Rheolau Trefn y Cyngor yn y Cyfansoddiad.

Dim.